Data Validation là gì? Cách tạo Data Validation trong Excel dễ nhất

Data Validation trong Excel được đánh giá cao khi hỗ trợ cho người dùng cố định dữ liệu của ô tính một cách dễ dàng. Vậy bạn đã biết Data Validation là gì? Cách tạo Data Validation trong Excel được thực hiện như thế nào hay chưa? Hãy cùng Techcare Đà Nẵng tìm hiểu ngay nhé!

Data Validation là gì?

Data Validation là một tính năng hữu ích của chương trình Excel. Nó được sử dụng để cố định dữ liệu trong các ô tính Excel được chọn. Sau khi thiết lập kiểu dữ liệu cho các ô tính, người dùng chỉ được phép nhập dữ liệu đúng với kiểu dữ liệu đã được thiết lập trước đó. Điều này sẽ giúp mọi người tránh được tình trạng nhập dữ liệu bị sai sót hoặc nhầm lẫn. Từ đó cũng giúp cho quá trình thống kê dữ liệu trên Excel hiệu quả và dễ dàng hơn.

Cách tạo Data Validation trong Excel để tạo list dữ liệu

Bạn muốn tạo list trong Excel bằng Data Validation? Vậy bạn chỉ cần tiến hành theo các bước như sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy chọn ô tính trong Excel mà bạn cần tạo list dữ liệu. Sau đó, bạn chọn vào Data trên thanh công cụ. Tại phần Data Tools, bạn chọn vào mục Data Validation để tiếp tục.

Bước 2: Tại tab Settings, hãy thiết lập dữ liệu cho phép nhập vào ở mục Allow. Bên cạnh đó là điều kiện của dữ liệu dành cho ô tính đã được chọn tại mục Data.

Tại mục Allow sẽ bao gồm những kiểu dữ liệu như sau:

• Any Value: kiểu này không có bất kỳ điều kiện nào.
• Whole number: cho phép nhập Số nguyên.
• Decimal: cho phép nhập Số thực (có dấu phẩy).
• List: cho phép nhập Danh sách.
• Date: cho phép nhập Ngày tháng năm.
• Time: cho phép nhập Thời gian.
• Text Length: cho phép nhập Độ dài chuỗi.
• Custom: Tùy chọn.

Đối với kiểu dữ liệu List, bạn hãy nhập vào khung trống bên dưới phần Source là dữ liệu có sẵn trong bảng tính Excel của bạn để tạo nên danh sách sổ xuống.

Tại những dữ liệu Whole number, Time, Text Length, Decimal, Date và Custom sẽ có một số kiểu Data như sau:

• between: là giá trị nằm ở giữa của giá trị nhỏ nhất (Minimum) và giá trị lớn nhất (Maximum).
• not between: là giá trị nằm không thuộc trong khoảng giá trị nhỏ nhất (Minimum) và giá trị lớn nhất (Maximum).
• equal to: có giá trị đúng bằng giá trị được nhập vào.
• not equal to: có giá trị không bằng giá trị được nhập vào.
• greater than: có giá trị lớn hơn so với giá trị được nhập vào.
• less than: có giá trị nhỏ hơn so với giá trị được nhập vào.
• greater than or equal to: có giá trị lớn hơn hoặc bằng với giá trị được nhập vào.
• less than or equal to: có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng với giá trị được nhập vào.

Bước 3: Tiếp đến, bạn hãy cài đặt thông báo kiểu dữ liệu ở thẻ Input Message. Khi bạn chỉ cần đánh dấu tích vào ô vuông nằm bên cạnh dòng chữ Show input message when cell is selected. Sau đó, bạn nhập Title kèm theo Input message nằm ở bên dưới.

Bước 4: Đối với trường hợp bạn muốn cài đặt cảnh báo khi bạn nhập dữ liệu vào bị sai, bạn hãy đánh dấu tích vào ô vuông bên cạnh mục Show error alert after invalid data is entered tại thẻ Error Alert. Sau đó, bạn nhấp Style >> Nhập Title và Error message theo ý muốn là được.

Tại mục Style sẽ gồm có 3 dạng như sau: Stop, Warning và Information.

Bước 5: Sau khi thực hiện hoàn tất các thao tác trên, bạn nhấn nút Ok để kết thúc.

Ví dụ về cách tạo data validation trong excel

Bạn muốn cài đặt danh sách tùy chọn dữ liệu trong Excel có sẵn cho cột Họ và Tên. Vậy bạn hãy thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy chọn cột trong bảng tính mà bạn muốn lập danh sách. Đối với trường hợp này là từ ô A2 đến ô A5. Sau đó, bạn nhấn vào Data trên thanh công cụ. Chọn vào Data Validation để tiếp tục.

Bước 2: Tại cửa sổ mới vừa hiển thị, bạn chọn List ở phần Allow. Tiếp theo, bạn đặt con trỏ chuột vào khung nhập dữ liệu bên dưới mục Source rồi tiến hành kéo chọn vùng dữ liệu trong bảng từ ô A8 đến ô A11. Nhấn nút Ok.

Với kết quả mà bạn nhận được sau khi tạo list trong Excel như sau:

Đó là những thông tin chia sẻ liên quan đến Data Validation mà Techcare Đà Nẵng đã tổng hợp và gửi đến các bạn. Có lẽ qua đây đã giúp các bạn biết được Data Validation là gì và biết cách tạo Data Validation trong Excel để đáp ứng nhu cầu sử dụng tốt nhất nhé!