Bạn vừa hoàn thành một bảng tính Excel đẹp và cần gửi cho sếp hoặc đối tác, nhưng khi chuyển sang PDF thì bảng lại bị cắt mất một nửa? Đừng lo – lỗi này rất phổ biến và hoàn toàn có thể khắc phục trong vài phút.

Tại TechCare, chúng tôi đã hỗ trợ hàng nghìn khách hàng ở Đà Nẵng xử lý các vấn đề liên quan đến file văn phòng trên laptop. Bài hướng dẫn này được viết theo ngôn ngữ đơn giản nhất, phù hợp cho người mới dùng máy tính, người lớn tuổi, hoặc bất kỳ ai chưa quen với Excel và PDF.

Kinh nghiệm từ TechCare

Đội ngũ kỹ thuật viên tại TechCare Đà Nẵng đã hỗ trợ hơn 5.000 khách hàng xử lý các lỗi phổ biến trên laptop và phần mềm văn phòng. Hướng dẫn này được kiểm tra thực tế trên Microsoft Excel 365, Excel 2019 và Excel 2016.

Tại sao file Excel bị cắt khi chuyển sang PDF

Trước khi bắt tay vào làm, bạn cần hiểu vì sao lỗi này xảy ra. Thực ra nguyên nhân rất đơn giản:

Tại sao file Excel bị cắt khi chuyển sang PDF?

Nguyên nhân Giải thích đơn giản
Bảng quá rộng Nội dung bảng rộng hơn khổ giấy A4, phần bên phải bị cắt mất
Chưa đặt vùng in Excel in tất cả ô có dữ liệu, không kiểm soát được vùng hiển thị
Cột/hàng quá to Hàng/cột không đồng đều, khiến bố cục bị vỡ khi xuất PDF
Sai hướng trang Chọn trang dọc (Portrait) trong khi bảng nằm ngang – cần chọn trang ngang (Landscape)

Chuyển trực tiếp trong Excel (không cần phần mềm)

Đây là cách chuyển file Excel sang PDF nhanh chóng và không cần cài thêm phần mềm nào. Excel có sẵn tính năng xuất PDF – bạn chỉ cần biết chỗ để bấm.

Bước chuẩn bị: Kiểm tra bố cục trước khi xuất

Trước khi lưu sang PDF, hãy làm 2 việc nhỏ này để tránh bị cắt:

Kiểm tra chiều rộng bảng: Nhìn vào thanh ruler (thước kẻ) phía trên. Nếu bảng rộng hơn đường kẻ trang, bạn cần thu nhỏ cột hoặc đổi hướng trang.

Chọn hướng trang phù hợp: Vào tab Page Layout → Orientation → chọn Landscape (nằm ngang) nếu bảng có nhiều cột.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Mở file Excel cần chuyển

Khởi động Microsoft Excel, sau đó mở file bảng tính bạn muốn xuất ra PDF.

Bước 2: Vào menu File

Nhấn vào chữ File ở góc trên bên trái màn hình. Một menu thả xuống sẽ hiện ra.

Chuyển trực tiếp trong Excel (không cần phần mềm) bước 1

Bước 3: Chọn Save As (Lưu dưới dạng khác)

Trong menu, tìm và nhấn vào Save As. Tiếp theo, chọn thư mục muốn lưu file trên máy tính của bạn.

Chuyển trực tiếp trong Excel (không cần phần mềm) bước 2

Bước 4: Chọn định dạng PDF

Ở ô "Save as type" (Kiểu tệp), nhấn vào mũi tên thả xuống và chọn PDF (*.pdf).

Chuyển trực tiếp trong Excel (không cần phần mềm) bước 3

Bước 5: Nhấn Save để lưu

Nhấn nút Save (Lưu). File PDF sẽ được tạo ra ngay lập tức tại thư mục bạn đã chọn.

Mẹo quan trọng từ TechCare

Trước khi nhấn Save, bạn có thể nhấn vào nút "Options" trong cửa sổ Save As để chọn xuất toàn bộ workbook (tất cả các sheet) hay chỉ sheet đang mở. Rất hữu ích khi file của bạn có nhiều trang tính!

Dùng công cụ online miễn phí (Không cần cài gì) để chuyển file Excel sang PDF

Nếu máy bạn không có Microsoft Excel, hoặc bạn muốn thử cách khác, các công cụ trực tuyến dưới đây đều miễn phí và rất dễ dùng. Bạn chỉ cần có kết nối internet.

Công cụ 1: Smallpdf (smallpdf.com)

Bước 1: Mở trình duyệt, vào trang smallpdf.com

Bước 2: Tìm mục "Excel to PDF" và nhấn vào

Dùng công cụ online miễn phí (Không cần cài gì) bước 1

Bước 3: Nhấn nút "Select File" (Chọn tệp) → tìm file Excel trên máy tính

Dùng công cụ online miễn phí (Không cần cài gì) bước 2

Bước 4: Chờ trang web xử lý (khoảng 5–10 giây)

Bước 5: Nhấn "Download" để tải file PDF về máy

Dùng công cụ online miễn phí (Không cần cài gì) bước 3

Công cụ 2: PDF Candy (pdfcandy.com)

Bước 1: Vào địa chỉ pdfcandy.com/ và chọn mục "Excel to PDF"

Dùng công cụ online miễn phí (Không cần cài gì) bước 4

Dùng công cụ online miễn phí (Không cần cài gì) bước 5

Bước 2: Nhấn "Thêm tập tin" và chọn file Excel từ máy tính, Google Drive hoặc Dropbox

Dùng công cụ online miễn phí (Không cần cài gì) bước 6

Bước 3: Hệ thống tự động chuyển đổi ngay sau khi tải lên

Bước 4: Nhấn "Tải tập tin" để lưu về thiết bị

Dùng công cụ online miễn phí (Không cần cài gì) bước 7

Công cụ 3: ILovePDF (ilovepdf.com)

Bước 1: Vào trang ilovepdf.com và chọn mục "Excel to PDF"

Dùng công cụ online miễn phí (Không cần cài gì) bước 8

Bước 2: Nhấn "Select Excel files" và chọn file cần chuyển

Dùng công cụ online miễn phí (Không cần cài gì) bước 9

Bước 3: Nhấn "Convert to PDF" để bắt đầu

Bước 4: Sau khi hoàn tất, nhấn "Download PDF" để tải về

Dùng công cụ online miễn phí (Không cần cài gì) bước 10

Lưu ý bảo mật khi dùng công cụ online

Không nên upload các file chứa thông tin nhạy cảm (lương thưởng, dữ liệu cá nhân, bí mật kinh doanh) lên công cụ bên thứ ba. Với file quan trọng, hãy dùng Excel để chuyển đổi trực tiếp trên máy.

Những lỗi thường gặp khi chuyển file Excel sang PDF và cách khắc phục

Những lỗi thường gặp khi chuyển file Excel sang PDF và cách khắc phục

Lỗi gặp phải Cách khắc phục
Bị cắt bên phải Chọn hướng trang Landscape (Page Layout → Orientation → Landscape)
Chữ bị thu nhỏ lạ Vào Page Layout → Scale → chọn "Fit All Columns on One Page"
Nhiều trang trắng thừa Chọn đúng vùng dữ liệu trước khi in: bôi đen vùng cần in → Page Layout → Print Area → Set Print Area
Font chữ bị thay đổi Dùng chức năng Save As trong Excel thay vì dùng phần mềm thứ 3
PDF bị nhiều trang thừa Xem trước bằng Print Preview trước khi xuất để kiểm tra số trang

Khi nào nên đem máy đến kỹ thuật viên?

Thông thường, các bước trên là đủ để giải quyết lỗi PDF bị cắt. Tuy nhiên, đôi khi vấn đề nằm ở phần mềm hoặc máy tính, không phải do thao tác. Hãy đến TechCare nếu bạn gặp một trong các dấu hiệu sau:

  • Excel báo lỗi hoặc bị treo khi xuất PDF, dù đã thử nhiều lần
  • File PDF xuất ra bị lỗi phông chữ (toàn ký tự lạ, không đọc được)
  • Không tìm thấy tùy chọn PDF trong menu Save As của Excel
  • Máy tính chạy chậm, đơ khi mở file Excel có nhiều dữ liệu
  • Bạn cần hỗ trợ cài đặt lại Microsoft Office hoặc cập nhật phiên bản mới

Liên hệ TechCare để được hỗ trợ trực tiếp

Đội ngũ kỹ thuật viên của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn xử lý mọi vấn đề liên quan đến phần mềm và laptop.

Câu hỏi thường gặp

Hầu hết các phiên bản Excel từ 2007 trở lên đều hỗ trợ xuất file PDF. Nếu không thấy tùy chọn này, hãy thử vào File → Export → Create PDF/XPS hoặc cập nhật phiên bản Office mới hơn.
Phần lớn các công cụ trực tuyến như Smallpdf hoặc iLovePDF đều cho phép chuyển đổi miễn phí với số lượng và dung lượng file nhất định. Nếu cần xử lý nhiều tài liệu hoặc file lớn, bạn có thể phải nâng cấp lên gói trả phí.
File PDF thường không thuận tiện để chỉnh sửa trực tiếp. Nếu cần thay đổi dữ liệu, bạn nên chỉnh sửa trên file Excel gốc rồi xuất lại sang PDF để đảm bảo định dạng chính xác.
Nguyên nhân thường là Excel đang nhận diện vùng in lớn hơn dữ liệu thực tế. Hãy chọn đúng khu vực cần in và thiết lập lại tại Page Layout → Print Area → Set Print Area trước khi xuất PDF.
Hoàn toàn được. Khi lưu dưới dạng PDF, chọn Options rồi đánh dấu Entire Workbook thay vì Active Sheet. Excel sẽ tự động xuất tất cả các sheet vào một file PDF duy nhất.

Chuyển file Excel sang PDF không bị cắt không hề khó – chỉ cần nắm đúng vài thao tác cơ bản là xong. Nếu bạn vẫn gặp khó khăn hoặc máy tính có vấn đề, đừng ngại ghé TechCare để được hỗ trợ miễn phí tư vấn. Chúng tôi luôn ở đây để giúp bạn!

Nguồn tham khảo chính thức

  • Microsoft Support – Save or convert to PDF or XPS in Office: https://support.microsoft.com/en-us/office/save-or-convert-to-pdf-or-xps-in-office-desktop-apps-d85416c5-7d77-4fd6-a216-6f4bf7c7c110
  • Microsoft Support – Set or clear a print area on a worksheet: https://support.microsoft.com/en-us/office/set-or-clear-a-print-area-on-a-worksheet-27048af8-a321-416d-ba1b-e99ae2182a7e
  • Smallpdf – Excel to PDF Converter: https://smallpdf.com/excel-to-pdf

Nội dung được biên soạn và kiểm duyệt bởi đội ngũ kỹ thuật viên TechCare | Cập nhật: Tháng 6/2026