Cách sử dụng hàm FILTER trong Excel đơn giản, dễ hiểu (2026)

Bạn có một bảng dữ liệu dài hàng trăm dòng và chỉ cần tìm ra vài dòng thỏa một điều kiện nào đó, nhưng lọc bằng tay thì vừa mất thời gian vừa dễ sót? Hàm FILTER trong Excel sinh ra để giải quyết đúng vấn đề này: bạn chỉ cần nhập một công thức, Excel sẽ tự động trả về đúng những dòng bạn cần.

Bài viết này được đội ngũ kỹ thuật của TechCare Đà Nẵng biên soạn theo hướng dễ hiểu nhất, dành cho người mới dùng laptop, người lớn tuổi hoặc bất kỳ ai chưa quen thao tác với Excel. Chúng tôi đã trực tiếp hỗ trợ cài đặt và hướng dẫn sử dụng phần mềm văn phòng cho hàng nghìn khách hàng tại Đà Nẵng, nên các bước dưới đây được viết theo đúng những gì người mới hay vướng mắc nhất.

Hàm FILTER trong Excel là gì?

Nói một cách đơn giản, hàm FILTER giống như một chiếc rây lọc: bạn đổ cả bảng dữ liệu vào, chọn điều kiện muốn lọc, Excel sẽ tự động giữ lại đúng những dòng phù hợp và bỏ qua phần còn lại. Bạn không cần bôi đen, không cần bấm vào từng ô để kiểm tra thủ công.

• Dùng hàm FILTER mang lại vài lợi ích rõ ràng cho người mới:
• Tiết kiệm thời gian, không phải tìm và bôi đen dữ liệu bằng tay.
• Có thể lọc theo nhiều điều kiện cùng lúc (ví dụ vừa đúng tên sản phẩm, vừa đúng khu vực).
• Kết quả tự động cập nhật nếu dữ liệu gốc thay đổi, không cần lọc lại từ đầu.

Điều kiện để dùng được hàm FILTER

Trước khi thực hành, bạn nên kiểm tra máy mình có dùng được hàm này không, vì đây là điểm nhiều người mới hay bỏ sót:

• Hàm FILTER chỉ có trên Excel 365 và Excel 2021 trở lên (bản Excel 2016, 2019 cài rời thường chưa có).
• Excel Online (dùng trên trình duyệt, gắn với tài khoản Microsoft) cũng dùng được hàm này.
• Nếu bạn mở file và gõ công thức nhưng Excel báo lỗi tên hàm, rất có thể bản Office trên máy đã cũ và cần cập nhật.

Cú pháp hàm FILTER

Công thức đầy đủ của hàm FILTER như sau:

=FILTER(vùng_dữ_liệu, điều_kiện, [giá_trị_nếu_rỗng])

Bạn có thể hiểu từng phần như sau, giống như đang trả lời 3 câu hỏi:

1. Vùng dữ liệu: “Tôi muốn lọc trong phạm vi nào?” — đây là toàn bộ bảng dữ liệu, bắt buộc phải nhập.

2. Điều kiện: “Tôi muốn giữ lại dòng nào?” — đây là cột chứa điều kiện, kèm dấu "=" và giá trị cần tìm, bắt buộc phải nhập.

3. Giá trị nếu rỗng: “Nếu không tìm thấy dòng nào phù hợp thì hiện chữ gì?” — phần này không bắt buộc, nhưng nên điền để tránh Excel báo lỗi khó hiểu.

Lưu ý nhỏ nhưng quan trọng: bạn phải gõ đúng từng dấu ngoặc, dấu phẩy (hoặc dấu chấm phẩy tùy máy) như trong cú pháp. Chỉ cần thiếu một dấu, công thức sẽ không chạy.

Hướng dẫn từng bước sử dụng hàm FILTER

Bước 1: Chuẩn bị bảng dữ liệu

Mở file Excel có sẵn bảng dữ liệu. Bảng nên có dòng tiêu đề rõ ràng (ví dụ: Họ tên, Điểm, Xếp loại) để bạn dễ xác định vùng dữ liệu và cột điều kiện.

Bước 2: Chọn ô trống để đặt kết quả

Nhấp chuột vào một ô trống, cách xa bảng dữ liệu gốc một chút (ví dụ cột trống bên cạnh). Đây sẽ là nơi kết quả lọc hiện ra, nên cần chừa đủ khoảng trống bên dưới và bên phải ô này.

Bước 3: Nhập công thức FILTER

Gõ công thức theo mẫu, thay các phần cho đúng với bảng của bạn. Ví dụ, để lọc ra học sinh xếp loại “Giỏi” trong bảng từ ô A1 đến D16:

=FILTER(A1:D16, D1:D16="Giỏi")

Bước 4: Nhấn Enter và xem kết quả

Sau khi nhấn Enter, Excel sẽ tự động “tràn” kết quả xuống các ô bên dưới mà không cần bạn kéo hay sao chép công thức. Nếu thấy bảng kết quả hiện ra đúng như mong đợi, bạn đã dùng thành công hàm FILTER.

Ví dụ minh họa thực tế

Ví dụ 1: Lọc theo một điều kiện

Bảng điểm lớp học có cột D là xếp loại. Muốn lọc ra học sinh “Giỏi”, bạn dùng:

=FILTER(A1:D16, D1:D16="Giỏi")

Ví dụ 2: Lọc theo điều kiện lấy từ một ô khác

Nếu bạn có bảng bán hàng và muốn lọc theo tên sản phẩm được nhập sẵn ở ô H2 (ví dụ “Táo”), công thức sẽ là:

=FILTER(A5:D20, C5:C20=H2, "Không có dữ liệu")

Phần “Không có dữ liệu” ở cuối chính là giá trị hiển thị nếu không có sản phẩm nào khớp — nhờ vậy bạn sẽ không thấy Excel báo lỗi khó hiểu.

Các lỗi thường gặp và cách khắc phục

Kinh nghiệm từ TechCare

Trong quá trình hỗ trợ khách hàng cài đặt và tối ưu Office tại Đà Nẵng, đội ngũ kỹ thuật TechCare nhận thấy phần lớn lỗi khi dùng hàm FILTER không đến từ công thức sai, mà do máy đang chạy bản Office cũ hoặc bản dùng thử đã hết hạn.

Nếu bạn đã nhập đúng công thức nhưng Excel vẫn báo lỗi tên hàm, hãy kiểm tra phiên bản Office trước khi nghi ngờ công thức của mình.

Khi nào nên đem máy đến kỹ thuật viên?

Một số dấu hiệu cho thấy vấn đề không chỉ nằm ở công thức, mà nên nhờ kỹ thuật viên kiểm tra máy:

• Excel báo lỗi tên hàm dù đã gõ đúng cú pháp, nghi ngờ do bản Office quá cũ hoặc bị lỗi cài đặt.
• Máy chạy rất chậm, đơ hoặc treo khi mở file Excel dung lượng lớn.
• Office báo cần kích hoạt lại bản quyền hoặc hiện cảnh báo hết hạn liên tục.
• Đã thử cập nhật Office nhưng vẫn không cài được, hoặc máy báo lỗi hệ điều hành khi cài.

Trong những trường hợp này, tự sửa tại nhà có thể khiến mất dữ liệu hoặc cài sai bản. TechCare Đà Nẵng nhận kiểm tra, cài đặt và tối ưu Office/Windows tận nơi, giúp bạn yên tâm làm việc mà không lo cài sai.

Câu hỏi thường gặp

Hàm FILTER là một công cụ đơn giản nhưng rất hữu ích, giúp bạn tiết kiệm thời gian lọc dữ liệu trong Excel mà không cần thao tác thủ công. Chỉ cần nhớ đúng 3 phần trong cú pháp và thực hành theo từng bước ở trên, bạn hoàn toàn có thể áp dụng ngay cho công việc hoặc học tập của mình.

Nếu trong quá trình sử dụng bạn gặp trục trặc liên quan đến phần mềm Office hoặc máy tính chạy chậm, đội ngũ TechCare luôn sẵn sàng hỗ trợ kiểm tra và tối ưu máy giúp bạn.

Nguồn tham khảo

Tổng hợp và biên soạn lại bởi đội ngũ kỹ thuật TechCare, dựa trên tài liệu hướng dẫn hàm Excel công khai và kinh nghiệm hỗ trợ khách hàng thực tế.

Bài viết được biên soạn bởi đội ngũ chuyên gia TechCare | Cập nhật: Tháng 8/2026