3 cách tạo mã QR trong Excel đơn giản, nhanh chóng 2026

Mã QR đã trở thành công cụ quen thuộc trong công việc văn phòng, từ chia sẻ tài liệu, đường link cho đến quản lý kho hàng. Là đơn vị chuyên sửa chữa và cung cấp laptop tại Đà Nẵng, đội ngũ kỹ thuật TechCare thường xuyên cập nhật các thủ thuật văn phòng mới để hỗ trợ khách hàng làm việc hiệu quả hơn trên chính chiếc máy của mình. Trong bài viết này, TechCare sẽ tổng hợp 3 cách tạo mã QR trong Excel phổ biến nhất hiện nay – từ dùng Add-in có sẵn, hàm dựng sẵn trong Excel 365, cho đến mẹo tạo hàng loạt mã QR chỉ trong vài phút.

Vì sao nên tạo mã QR ngay trong Excel?

Nhiều người vẫn quen dùng ứng dụng hoặc website riêng để tạo mã QR rồi mới chèn ngược lại vào bảng tính. Cách làm này mất thời gian và dễ sai lệch dữ liệu khi phải copy qua lại nhiều lần. Tạo mã QR trực tiếp trong Excel giúp:

• Hạn chế sai sót khi phải nhập lại thông tin liên hệ, đường link hoặc mã sản phẩm thủ công
• Quản lý hàng trăm mã QR ngay trong cùng một file, dễ tra cứu và chỉnh sửa
• Tự động hoá các quy trình lặp lại như in tem sản phẩm, phiếu đăng ký, kiểm kho
• Không cần cài thêm phần mềm chuyên dụng, không phát sinh chi phí

Tạo mã QR bằng Add-in QR4Office

Đây là cách dễ thực hiện nhất, phù hợp với người mới bắt đầu và hoạt động được trên hầu hết các phiên bản Excel (kể cả bản không phải 365). QR4Office là add-in miễn phí, cho phép mã hoá văn bản, đường link, email, số điện thoại thành mã QR chỉ với vài thao tác.

Bước 1: Cài đặt Add-in QR4Office

Mở Excel, vào thẻ Insert (Chèn) rồi chọn mục Add-ins (hoặc Get Add-ins tuỳ phiên bản).

Trong ô tìm kiếm, gõ từ khoá “QR4Office”.

Nhấn Add để hoàn tất việc cài đặt bổ trợ vào Excel.

Bước 2: Tạo mã QR bằng QR4Office

Mở file Excel chứa dữ liệu cần mã hoá, vào lại thẻ chứa Add-ins vừa cài.

Chọn ô hoặc vùng dữ liệu (văn bản, URL...) muốn chuyển thành mã QR.

Tuỳ chỉnh kích thước, màu sắc mã QR ở thanh tác vụ bên phải nếu cần.

Nhấn Insert để chèn mã QR trực tiếp vào bảng tính.

Dùng hàm IMAGE Trong Excel 365

Nếu đang dùng Excel 365, bạn có thể tận dụng hàm IMAGE để nhúng ảnh từ một đường dẫn có sẵn vào ô tính. Bản thân hàm IMAGE không tự tạo ra mã QR, nhưng khi kết hợp với một công cụ tạo mã QR trực tuyến, đây là cách khá gọn để đưa mã QR vào file mà không cần cài thêm add-in.

Bước 1: Truy cập một công cụ tạo mã QR miễn phí trên trình duyệt và nhập nội dung cần mã hoá (link, văn bản, số điện thoại...).

Bước 2: Tải mã QR vừa tạo về máy dưới dạng ảnh (PNG hoặc JPG).

Bước 3: Quay lại Excel, tại ô muốn hiển thị mã QR, nhập công thức dạng: =IMAGE("đường dẫn đến file ảnh vừa lưu").

Bước 4: Nhấn Enter, mã QR sẽ hiển thị ngay trong ô tính; kéo dãn hàng/cột để xem rõ hơn.

Cách này phù hợp khi bạn chỉ cần chèn một vài mã QR và muốn giữ file gọn nhẹ, không phụ thuộc add-in bên thứ ba. Nhược điểm là phải thao tác qua lại giữa trình duyệt và Excel cho từng mã.

Tạo hàng loạt mã QR bằng hàm LAMBDA hoặc Add-in chuyên dụng

Khi cần tạo cùng lúc hàng chục, hàng trăm mã QR (ví dụ cho danh sách sản phẩm, danh sách nhân sự), việc tạo thủ công từng mã sẽ rất mất thời gian. Với người dùng có chút kinh nghiệm về công thức Excel, hàm LAMBDA trên Excel 365 cho phép tự định nghĩa một hàm riêng để tạo mã QR hàng loạt.

Bước 1: Vào thẻ Formulas (Công thức), chọn Name Manager (Xác định tên).

Bước 2: Đặt tên cho công thức (ví dụ: maQRCode) và nhập công thức LAMBDA kết hợp hàm IMAGE cùng địa chỉ dịch vụ tạo mã QR trực tuyến, sau đó nhấn OK.

Bước 3: Quay lại bảng tính, tại ô muốn hiển thị mã QR đầu tiên, gõ tên hàm vừa tạo cùng địa chỉ ô chứa dữ liệu, ví dụ =maQRCode(D4).

Bước 4: Nhấp đúp vào góc dưới bên phải ô vừa nhập để tự động áp dụng công thức cho toàn bộ danh sách còn lại.

Nếu không quen làm việc với công thức, bạn có thể thay thế bằng add-in hỗ trợ tạo mã hàng loạt (ví dụ Kutools for Excel): chỉ cần chọn vùng dữ liệu nguồn, vùng hiển thị mã QR, tuỳ chỉnh kích thước/màu sắc rồi bấm tạo là xong, không cần viết công thức.

So sánh nhanh 3 cách tạo mã QR trong Excel

Một số lưu ý khi tạo mã QR bằng Excel

• Nhập dữ liệu chính xác, ngắn gọn: mỗi mã QR chỉ nên chứa lượng thông tin vừa đủ để đảm bảo dễ quét.
• Nên thử quét lại mã bằng điện thoại trước khi in ấn hoặc gửi cho người khác để chắc chắn mã hoạt động đúng.
• Lưu ảnh mã QR ở định dạng phổ biến như PNG, JPG để tránh lỗi hiển thị khi nhúng vào Excel.
• Tránh dùng ký tự đặc biệt hoặc khoảng trắng thừa trong nội dung mã hoá.

Kinh nghiệm từ TechCare

Trong quá trình hỗ trợ khách hàng doanh nghiệp quản lý kho laptop và linh kiện, đội ngũ TechCare nhận thấy phần lớn lỗi khi tạo mã QR hàng loạt trong Excel không đến từ công thức, mà từ việc máy tính cấu hình yếu, Excel không cập nhật phiên bản mới, hoặc file quá nặng do chứa nhiều ảnh mã QR khiến máy giật, đơ khi xử lý.

Nếu bạn thường xuyên làm việc với file Excel chứa nhiều mã QR, hình ảnh hoặc dữ liệu lớn, một chiếc laptop có RAM và ổ cứng SSD đủ mạnh sẽ giúp thao tác mượt mà hơn rất nhiều so với máy cấu hình thấp.

Khi nào nên đem máy đến kỹ thuật viên?

Việc tạo mã QR trong Excel thường không đòi hỏi cấu hình cao, nhưng một số dấu hiệu sau cho thấy bạn nên nhờ kỹ thuật viên kiểm tra máy thay vì tiếp tục xử lý thủ công:

• Excel liên tục báo lỗi, treo hoặc tự thoát khi mở file có nhiều mã QR/hình ảnh
• Bộ Office bị lỗi bản quyền, không cài được Add-in hoặc không hiển thị đúng các hàm mới như IMAGE, LAMBDA
• Máy chạy chậm bất thường, quạt tản nhiệt kêu to khi xử lý file Excel dung lượng lớn
• Laptop đã cũ, chưa từng nâng cấp RAM/SSD nên xử lý dữ liệu lớn rất chậm

Trong những trường hợp này, kỹ thuật viên có thể kiểm tra tình trạng phần cứng, cài đặt lại hoặc kích hoạt Office đúng cách, đồng thời tư vấn nâng cấp RAM/SSD nếu cần để việc xử lý file Excel diễn ra mượt mà hơn.

Câu hỏi thường gặp

Nguồn tham khảo

• Microsoft Support – tài liệu chính thức về hàm IMAGE và LAMBDA trong Excel 365
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng Add-in QR4Office

Bài viết được biên soạn bởi đội ngũ chuyên gia TechCare | Cập nhật: Tháng 9/2026