Chuyển đổi dữ liệu từ Excel sang Word Online là nhu cầu thường gặp trong công việc văn phòng, đặc biệt khi cần tạo báo cáo, văn bản kèm bảng biểu hoặc trình bày số liệu. Qua 8 năm hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc số, TechCare.vn nhận thấy nhiều người vẫn gặp khó khăn với định dạng bị lỗi, mất dữ liệu hoặc thao tác mất thời gian. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các phương pháp chuyển đổi Excel sang Word hiệu quả nhất, dựa trên kinh nghiệm thực tế và kiểm nghiệm kỹ thuật.
Tại sao cần chuyển Excel sang Word Online?
Việc chuyển đổi giữa hai ứng dụng này không đơn thuần là sao chép dữ liệu. Mỗi công cụ có điểm mạnh riêng: Excel xử lý tính toán và phân tích số liệu, còn Word Online phù hợp để tạo văn bản, báo cáo có cấu trúc rõ ràng. Khi kết hợp, người dùng có thể tận dụng được cả hai thế mạnh - giữ nguyên bảng tính trong văn bản chuyên nghiệp.
Theo khảo sát của TechCare.vn trên 500 doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam năm 2024, 73% nhân viên văn phòng thực hiện thao tác này ít nhất 2-3 lần mỗi tuần. Tuy nhiên, chỉ 31% biết cách giữ nguyên định dạng và liên kết dữ liệu sau khi chuyển đổi.
Cách chuyển Excel sang Word Online chi tiết nhất
Có rất nhiều cách chuyển file Excel sang Word Online mà các bạn có thể tham khảo và áp dụng như sau:
Cách chuyển file Excel sang Word bằng Small PDF
Khi bạn muốn tiến hành chuyển từ file excel sang word bằng Small PDF, bạn hãy truy cập vào đường link sau đây:
https://smallpdf.com/vi/pdf-converter
Sau đó, bạn tiếp tục tiến hành theo các thao tác như sau:
Bước 1: Bạn nhấn vào nút Chọn các tệp để có thể tải file Excel bạn muốn chuyển sang Word lên.
Nhấn vào nút Chọn các tệp
Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn vào file Excel cần chuyển đổi rồi nhấn nút Open để tiếp tục.
Nhấn nút Open
Bước 3: Tại cửa sổ mới, bạn chọn vào mục Xuất dưới dạng >> Chọn vào Word.
Chọn vào Word
Bước 4: Cuối cùng, bạn hãy chờ đợi trong giây lát để quá trình chuyển file được thực hiện hoàn tất và nhấn vào nút Tải file xuống để hoàn tất.
Nhấn vào nút Tải file xuống
Cách chuyển đổi excel sang word bằng Convertio.co
Khi bạn muốn chuyển đổi excel sang word bằng Convertio.co. Đầu tiên, bạn hãy truy cập vào đường link như sau:
https://convertio.co/vn/xls-docx/
Sau đó, bạn hãy thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Bạn chọn vào mục Chọn tập tin.
Chọn vào mục Chọn tập tin
Bước 2: Khi cửa sổ mới hiển thị, bạn chỉ cần chọn vào file Excel mà bạn muốn chuyển đổi sang Word rồi nhấn nút Open.
Nhấn nút Open
Bước 3: Tại mục đến như hình bên dưới, bạn chọn vào biểu tượng mũi tên xổ xuống >> Chọn DOCX để tiếp tục.
Chọn DOCX
Bước 4: Bạn nhấn vào nút Chuyển đổi.
Nhấn vào nút Chuyển đổi
Cuối cùng, hãy chờ đợi cho đến khi file Excel được chuyển sang file Word thành công và nhấn Tải về là được nhé!
Cách chuyển file Excel sang Word trực tiếp
Chuyển file Excel sang Word 2010, 2013 giữ nguyên định dạng
Nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng cho file sau khi chuyển đổi, bạn hãy tiến hành theo các bước như sau:
Bước 1: Tại file Excel, bạn hãy chọn dữ liệu mà bạn muốn chuyển đổi sang Word. Sau đó, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + C.
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C
Bước 2: Tiếp theo, bạn mở file Word lên rồi click chuột phải lên màn hình. Trong mục Paste Option, bạn chọn vào biểu tượng như hình bên dưới để dán.
Mở file Word lên rồi click chuột phải lên màn hình
Bước 3: Lúc này, bên trái bảng dữ liệu sẽ có hiển thị mũi tên 4 chiều, bạn nhấp chuột phải vào rồi chọn vào mục AutoFit >> Chọn AutoFit Window.
Chọn AutoFit Window
Bước 4: Như vậy là bạn đã thành công chuyển bảng dữ liệu từ Excel sang Word thành công.
Chuyển đổi file excel sang word bằng tính năng Copy Paste và Object Excel
Các bạn có thể sử dụng đến tính năng Copy Paste và Object Excel để tiến hành chuyển Excel sang Word theo các bước như sau:
Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy chọn dữ liệu trong file Excel rồi click chuột phải chọn mục Copy.
Chọn mục Copy
Bước 2: Sau đó, bạn mở file Word lên và chọn vào biểu tượng Paste ở thẻ Home. Chọn vào mục Paste Special để tiếp tục.
Chọn vào mục Paste Special
Bước 3: Ngay sau đó, cửa sổ Paste Special sẽ được hiển thị trên màn hình máy tính. Tại đây, bạn chọn vào dòng chữ Microsoft Excel Worksheet Object rồi nhấn nút Ok.
Nhấn nút Ok
Bước 4: Đối với trường hợp bạn chưa hài lòng về kích thước, hãy click chuột phải lên bảng tính và di chuyển con trỏ chuột đến vị trí các ô vuông nhỏ ở 4 góc của bảng tính. Bạn chỉ cần nhấn chuột vào từng ô vuông rồi điều chỉnh lại sao cho bảng có kích thước như ý muốn là được.
Nhấn chuột vào từng ô vuông rồi điều chỉnh lại
Chuyển file excel sang word thông qua định dạng hình ảnh
Đối với cách chuyển file excel sang word thông qua định dạng hình ảnh, các bạn có thể áp dụng theo 2 phương án như sau:
Cách 1: Dùng đến tính năng Copy as Picture trong file Excel
Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn sao chép để chuyển sang Word trên file Excel. Tại thẻ Home, bạn chọn vào biểu tượng Copy >> Chọn vào mục Copy as Picture.
Chọn vào mục Copy as Picture
Bước 2: Lúc này, bảng tùy chọn Copy Picture sẽ được hiển thị. Bạn nhấn nút Ok để tiếp tục.
Nhấn nút Ok
Bước 3: Tiếp theo, bạn hãy mở file Word muốn dán dữ liệu vào. Click chuột phải lên vị trí bạn muốn dán và chọn Paste là xong.
Chọn Paste
Cách 2: Dùng tính năng Paste Picture trong Word
Bước 1: Bạn hãy chọn vùng dữ liệu trong file Excel cần chuyển sang file Word. Sau đó, bạn click chuột phải và nhấn vào mục Copy như hình bên dưới:
Click chuột phải và nhấn vào mục Copy
Bước 2: Tiếp theo, bạn mở file Word lên trên máy tính, chọn vào biểu tượng Paste ở thẻ Home >> Chọn Picture để hình ảnh được dán vào word thành công.
Chọn Picture
Bảo mật và chia sẻ file sau chuyển đổi
Quản lý quyền truy cập
Khi làm việc trên Word Online với dữ liệu từ Excel, cần chú ý:
File độc lập: Nếu dùng sao chép trực tiếp, file Word và Excel hoàn toàn tách biệt. Có thể chia sẻ Word mà không lo lộ file Excel gốc. Phù hợp với báo cáo gửi khách hàng, đối tác.
File liên kết: Khi dùng liên kết động, người nhận file Word CẦN có quyền truy cập file Excel nguồn, nếu không sẽ chỉ thấy thông báo lỗi. Trước khi gửi, kiểm tra quyền chia sẻ Excel trên OneDrive.
File nhúng đối tượng: Đối tượng Excel được nhúng TRONG file Word, người nhận có thể xem và chỉnh sửa mà không cần file gốc. Tuy nhiên họ có thể trích xuất dữ liệu gốc, cần cân nhắc với thông tin nhạy cảm.
Bảo vệ dữ liệu nhạy cảm
Theo khuyến nghị của TechCare.vn cho các doanh nghiệp xử lý dữ liệu quan trọng:
Mã hóa file: Trong Word Online, vào "File" > "Thông tin" > "Bảo vệ tài liệu" > "Mã hóa bằng mật khẩu". Đặt mật khẩu mạnh (trên 12 ký tự, kết hợp chữ, số, ký tự đặc biệt).
Hạn chế chỉnh sửa: Có thể đặt file chế độ chỉ đọc hoặc cho phép chỉnh sửa một số phần. Vào "Xem lại" (Review) > "Hạn chế chỉnh sửa", chọn các tùy chọn phù hợp.
Dấu vết kiểm tra: Bật "Track Changes" (Theo dõi thay đổi) để ghi lại mọi sửa đổi trên file. Phù hợp khi nhiều người cùng làm việc, cần biết ai sửa gì.
Xóa siêu dữ liệu: Trước khi gửi ra ngoài, dùng tính năng "Kiểm tra tài liệu" (Document Inspector) để xóa thông tin ẩn như tác giả, lịch sử chỉnh sửa, comment ẩn.
Như vậy là Techcare Đà Nẵng đã hướng dẫn đến các bạn cách chuyển Excel sang Word Online nhanh chóng nhất. Chúc các bạn thực hiện thành công một cách đơn giản nhất nhé!
