Nếu bạn đang loay hoay không biết cách tìm nhanh một thông tin trong bảng tính có hàng trăm dòng dữ liệu, thì hàm VLOOKUP chính là "trợ thủ" bạn cần. Đây là một trong những hàm cơ bản và hữu ích nhất của Google Sheet, giúp bạn tra cứu thông tin chỉ trong vài giây thay vì phải dò từng dòng bằng mắt.
Bài viết này được đội ngũ kỹ thuật của TechCare biên soạn theo hướng đơn giản nhất có thể, dành riêng cho người mới dùng máy tính, người lớn tuổi hoặc bất kỳ ai chưa quen với các công thức Excel/Google Sheet. Mỗi bước đều có hình minh họa và giải thích bằng ngôn ngữ đời thường, không dùng thuật ngữ khó hiểu.
Kinh nghiệm từ TechCare
Đội ngũ TechCare đã trực tiếp hướng dẫn hàng nghìn khách hàng, từ học sinh - sinh viên đến nhân viên văn phòng và người lớn tuổi, sử dụng thành thạo các công cụ văn phòng cơ bản như Google Sheet, Word, Excel.
Nội dung hướng dẫn được xây dựng dựa trên kinh nghiệm hỗ trợ thực tế tại cửa hàng, đảm bảo đúng với giao diện Google Sheet hiện hành và dễ áp dụng ngay tại nhà.
Hàm VLOOKUP trong Google Sheet là gì?
Hiểu đơn giản, VLOOKUP giống như việc bạn tra một cái tên trong danh bạ điện thoại: bạn tìm tên người đó, rồi tra ra số điện thoại tương ứng ở bên cạnh. Hàm VLOOKUP trong Google Sheet cũng làm y như vậy — nó tìm một giá trị bạn đưa ra (ví dụ: mã nhân viên), rồi tự động lấy về thông tin tương ứng ở một cột khác (ví dụ: tên nhân viên hoặc lương).
Công thức đầy đủ của hàm này gồm 4 phần, viết như sau:
=VLOOKUP(giá_trị_cần_tìm; vùng_dữ_liệu; số_cột_lấy_kết_quả; kiểu_tìm_kiếm)
Giải thích từng phần bằng ví dụ dễ hình dung:
- giá_trị_cần_tìm: điều bạn muốn tra, ví dụ mã nhân viên "NV03".
- vùng_dữ_liệu: toàn bộ bảng chứa thông tin, ví dụ từ ô A2 đến E6.
- số_cột_lấy_kết_quả: cột nào trong bảng đó chứa thông tin bạn muốn xem, tính từ cột đầu tiên là số 1.
- kiểu_tìm_kiếm: gõ FALSE nếu muốn tìm chính xác (dùng trong hầu hết trường hợp), hoặc TRUE nếu muốn tìm gần đúng.
Hướng dẫn từng bước sử dụng hàm VLOOKUP cơ bản
Phần dưới đây sẽ hướng dẫn bạn tra cứu thông tin theo cách phổ biến và dễ áp dụng nhất: tìm kiếm chính xác. Ví dụ minh họa: bạn có một bảng danh sách nhân viên và muốn tìm nhanh tên của nhân viên có mã "NV03".
Bước 1: Mở bảng tính Google Sheet có sẵn dữ liệu cần tra cứu. Đảm bảo dữ liệu đã được nhập đầy đủ, mỗi cột có một tiêu đề rõ ràng (ví dụ: Mã NV, Tên NV, Chức vụ, Lương).
Bước 2: Nhấp chuột vào ô trống nơi bạn muốn hiển thị kết quả tìm kiếm.
Bước 3: Gõ công thức theo cú pháp đã học ở trên. Ví dụ, để tìm tên nhân viên có mã "NV003" trong vùng dữ liệu từ A2 đến D6, bạn gõ:
=VLOOKUP("NV003"; A2:D6; 2; FALSE)
Bước 4: Nhấn phím Enter trên bàn phím. Google Sheet sẽ tự động hiển thị kết quả tương ứng ngay trong ô bạn vừa gõ công thức — không cần thao tác gì thêm.
Chỉ với 4 bước đơn giản trên, bạn đã có thể tra cứu bất kỳ thông tin nào trong bảng tính, dù bảng có hàng chục hay hàng nghìn dòng dữ liệu, mà không cần kéo chuột dò tìm thủ công.
Một số lưu ý giúp dùng VLOOKUP không bị lỗi
Khi mới làm quen với hàm VLOOKUP, rất nhiều người dùng gặp phải một vài lỗi cơ bản. Bảng dưới đây tổng hợp các lỗi thường gặp nhất và cách khắc phục để bạn tự tin thao tác hơn:
| Thông báo lỗi | Nguyên nhân thường gặp | Cách khắc phục đơn giản |
| #N/A | Không tìm thấy giá trị cần tra trong bảng dữ liệu | Kiểm tra lại xem giá trị bạn gõ có đúng chính tả, đúng định dạng với dữ liệu trong bảng không |
| #REF! | Số cột bạn chọn để lấy kết quả lớn hơn số cột thực tế của vùng dữ liệu | Đếm lại số cột trong vùng dữ liệu đã chọn và sửa lại con số cho đúng |
| Kết quả sai lệch | Gõ nhầm TRUE thay vì FALSE khi muốn tìm chính xác | Luôn gõ FALSE ở phần cuối công thức nếu bạn muốn kết quả khớp 100% |
| Không tìm được dù dữ liệu có sẵn | Ô dữ liệu bị dính khoảng trắng thừa phía trước hoặc phía sau | Dùng thêm hàm TRIM để loại bỏ khoảng trắng thừa trước khi tra cứu |
Ứng dụng thực tế của hàm VLOOKUP trong công việc hằng ngày
Không chỉ dùng trong công việc văn phòng, hàm VLOOKUP còn rất hữu ích trong nhiều tình huống quen thuộc:
- Tra cứu nhanh thông tin học sinh, khách hàng hoặc nhân viên chỉ bằng một mã số duy nhất.
- Tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng, nhiều trang tính khác nhau về một chỗ.
- Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa hai danh sách để phát hiện sai lệch.
- Hỗ trợ tính lương, xếp loại hoặc thống kê nhanh mà không cần cộng trừ thủ công.
Khi nào nên đem máy đến kỹ thuật viên?
Hàm VLOOKUP chỉ là một thao tác phần mềm nên hầu như không gây ảnh hưởng đến phần cứng máy tính. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng laptop để làm việc với bảng tính, bạn nên mang máy đến trung tâm kỹ thuật nếu gặp các dấu hiệu sau:
- Máy chạy chậm, giật lag khi mở file Google Sheet hoặc Excel có dung lượng lớn.
- Bàn phím gõ không ăn phím hoặc chuột cảm ứng phản hồi chậm, gây khó khăn khi nhập công thức.
- Máy thường xuyên bị treo, tự khởi động lại trong lúc đang thao tác với dữ liệu quan trọng.
- Màn hình hiển thị mờ, nhòe khiến bạn khó đọc số liệu trong bảng tính.
Trong những trường hợp này, thay vì cố gắng tự sửa, bạn nên mang máy đến TechCare để được đội ngũ kỹ thuật viên kiểm tra và xử lý đúng nguyên nhân, tránh làm mất dữ liệu đang xử lý dở.
Câu hỏi thường gặp
Hàm VLOOKUP không hề khó như nhiều người vẫn nghĩ. Chỉ cần nắm vững 4 phần trong công thức và thực hành theo từng bước ở trên, bạn hoàn toàn có thể tự tin tra cứu dữ liệu trong Google Sheet một cách nhanh chóng và chính xác.
Nếu trong quá trình sử dụng laptop để làm việc, bạn gặp bất kỳ trục trặc nào về phần cứng hoặc phần mềm, đừng ngần ngại liên hệ TechCare qua website techcare.vn hoặc ghé trực tiếp cửa hàng để được đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm hỗ trợ tận tình.
Nguồn tham khảo
Google Workspace Learning Center – Hướng dẫn sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheet.
Bài viết được biên soạn bởi đội ngũ chuyên gia TechCare | Cập nhật: Tháng 9/2026
