Tổng Hợp Các Lỗi Thường Gặp Trong Excel Và Cách Khắc Phục Hiệu Quả Nhất

Excel là công cụ tính toán mạnh mẽ mà hầu hết người dùng văn phòng đều quen thuộc, nhưng trong quá trình làm việc, việc gặp phải các lỗi hiển thị là điều không thể tránh khỏi. Những lỗi này không chỉ làm gián đoạn công việc mà còn có thể dẫn đến kết quả sai lệch nếu không xử lý kịp thời.

Tại Techcare.vn, chúng tôi tổng hợp và phân tích chi tiết các lỗi phổ biến nhất trong Excel, dựa trên kinh nghiệm hỗ trợ hàng ngàn người dùng, để giúp bạn nhận diện nguyên nhân và áp dụng cách khắc phục nhanh chóng, hiệu quả. Bài viết này sẽ tập trung vào các lỗi cơ bản đến nâng cao, đồng thời cung cấp mẹo tối ưu để tránh tái phát.

Lỗi #NAME? – Sai Tên Công Thức

Lỗi #NAME? là một trong những vấn đề phổ biến nhất mà người dùng Excel gặp phải, đặc biệt khi làm việc với các hàm phức tạp. Lỗi này xảy ra khi Excel không nhận diện được tên hàm hoặc tham chiếu trong công thức, dẫn đến việc tính toán bị dừng lại.

Nguyên nhân chính:

• Gõ sai chính tả tên hàm, ví dụ: Nhập "IF" thành "ÌF" do lỗi bộ gõ tiếng Việt, hoặc "VLOOKUP" thành "VLOKUP" vì nhầm lẫn.
• Sử dụng ký tự không được phép, như thay dấu phẩy (,) bằng dấu chấm phẩy (;) trong công thức mà không khớp với cài đặt ngôn ngữ của Excel.
• Quên dấu ngoặc kép ("") khi nhập chuỗi văn bản, hoặc thiếu dấu ngoặc đơn trong công thức dài.
• Tham chiếu đến tên phạm vi (named range) không tồn tại hoặc bị xóa.

Lỗi sai tên công thức: #NAME?

Cách khắc phục chi tiết: Để sửa lỗi #NAME?, hãy kiểm tra kỹ công thức bằng cách nhấn đúp vào ô lỗi và xem phần gợi ý của Excel. Nếu quên tên hàm, chỉ cần gõ vài ký tự đầu (như "VLOO"), Excel sẽ hiển thị danh sách gợi ý để chọn. Trong trường hợp lỗi do bộ gõ tiếng Việt, hãy tạm tắt bộ gõ khi nhập công thức. Đối với tham chiếu tên, vào tab Formulas > Name Manager để kiểm tra và sửa.

Mẹo nâng cao: Sử dụng công cụ Formula Auditing (trong tab Formulas) để theo dõi lỗi từng bước. Nếu làm việc nhóm, hãy thống nhất cài đặt ngôn ngữ Excel để tránh xung đột.

Lỗi #DIV/0! – Chia Cho Số 0

Lỗi #DIV/0! xuất hiện khi Excel cố gắng thực hiện phép chia cho số 0 hoặc ô trống, điều này vi phạm quy tắc toán học cơ bản. Đây là lỗi thường gặp trong các bảng tính toán tài chính hoặc thống kê.

Nguyên nhân chính:

• Công thức chia cho ô có giá trị 0, ví dụ: =A1/B1 khi B1 bằng 0.
• Ô tham chiếu bị để trống hoặc chứa giá trị không phải số.
• Kết quả từ hàm khác dẫn đến chia cho 0 gián tiếp.

Lỗi #DIV/0!

Cách khắc phục chi tiết:

• Cách đơn giản: Thay đổi giá trị ô chia thành số khác 0, hoặc điền dữ liệu vào ô trống.
• Cách chuyên sâu: Sử dụng hàm IFERROR để xử lý lỗi một cách tự động, ví dụ: =IFERROR(A1/B1, 0) – công thức này sẽ trả về 0 nếu gặp lỗi. Hoặc dùng IF để kiểm tra trước: =IF(B1=0, "Lỗi chia 0", A1/B1).

Mẹo ngăn ngừa: Trong các bảng dữ liệu lớn, áp dụng Conditional Formatting (trong tab Home) để highlight ô bằng 0, giúp phát hiện sớm trước khi tính toán.

Xem thêm: Cách tính phần trăm trên Excel

Xem thêm: Cách giãn dòng trong Excel

Xem thêm: Cách sắp xếp theo abc trong Excel

Lỗi #VALUE! – Giá Trị Không Hợp Lệ

Lỗi #VALUE! chỉ ra rằng dữ liệu đầu vào không khớp với yêu cầu của hàm, thường liên quan đến sự không đồng nhất giữa số, văn bản và logic.

Nguyên nhân chính:

• Trộn lẫn kiểu dữ liệu, như cộng số với chuỗi văn bản (ví dụ: =A1+B1 khi B1 là "abc").
• Nhập công thức chưa hoàn chỉnh rồi nhấn Enter.
• Sử dụng quá nhiều tham số cho hàm chỉ cần một (ví dụ: hàm SUM với tham số thừa).
• Lỗi từ macro hoặc add-in trả về giá trị không hợp lệ.

Lỗi giá trị: #VALUE!

Cách khắc phục chi tiết: Kiểm tra định dạng dữ liệu bằng cách chọn vùng > tab Home > Number để chuyển về dạng số. Để loại bỏ khoảng trắng thừa, sử dụng Find & Replace (Ctrl + H): Nhập khoảng trắng vào Find what và để Replace with trống, sau đó nhấn Replace All. Nếu lỗi do văn bản, dùng hàm VALUE để chuyển đổi: =VALUE("123") sẽ biến chuỗi thành số.

Mẹo nâng cao: Sử dụng Data Validation (tab Data) để giới hạn kiểu dữ liệu nhập vào, tránh lỗi từ nguồn gốc.

Lỗi ##### – Độ Rộng Cột Không Đủ

Lỗi ##### hiển thị dưới dạng chuỗi dấu thăng (#), không phải lỗi công thức mà là vấn đề hiển thị, thường xảy ra với số hoặc ngày tháng dài.

Nguyên nhân chính:

• Giá trị số quá dài so với độ rộng cột hiện tại.
• Định dạng ngày tháng không phù hợp với kích thước ô.

Lỗi độ rộng: #####

Cách khắc phục chi tiết: Chỉ cần kéo rộng cột bằng cách di chuột vào đường viền cột và kéo. Hoặc chọn cột > tab Home > Format > AutoFit Column Width để tự động điều chỉnh. Nếu vẫn lỗi, kiểm tra định dạng: Chuyển sang General nếu cần.

Mẹo: Trong báo cáo lớn, sử dụng Wrap Text để giữ độ rộng mà vẫn hiển thị đầy đủ.

Lỗi #NULL! – Không Kết Nối Giữa Các Ô

Lỗi #NULL! ít gặp hơn nhưng thường do lỗi cú pháp trong công thức tham chiếu vùng.

Nguyên nhân chính:

• Sử dụng dấu cách thay vì dấu phẩy hoặc dấu hai chấm trong công thức (ví dụ: =SUM(A1 A3) thay vì =SUM(A1,A3)).
• Không kết nối đúng giữa các vùng dữ liệu.

Lỗi dữ liệu rỗng: #NULL!

Cách khắc phục chi tiết: Sửa cú pháp: Dùng dấu hai chấm (:) cho vùng liên tục (=SUM(A1:A3)) và dấu phẩy (,) cho vùng riêng lẻ (=SUM(A1,A3)). Kiểm tra công thức bằng Formula Bar để chỉnh sửa trực tiếp.

Xem thêm: Top 2 phần mềm chuyển File PDF sang Excel Full xịn nhất

Lỗi #REF! – Tham Chiếu Không Hợp Lệ

Lỗi #REF! là một trong những lỗi khó sửa nhất, thường xuất hiện sau khi chỉnh sửa bảng tính.

Nguyên nhân chính:

• Xóa ô, hàng hoặc cột mà công thức đang tham chiếu.
• Sao chép công thức sang vị trí mới dẫn đến tham chiếu sai.
• Liên kết với sheet khác bị xóa.

Lỗi sai vùng tham chiếu: #REF!

Cách khắc phục chi tiết: Sử dụng Undo (Ctrl + Z) nếu vừa xóa. Nếu không, kiểm tra công thức và thay tham chiếu thủ công. Mẹo: Sử dụng tham chiếu tuyệt đối ($A$1) để tránh lỗi khi sao chép.

Lỗi #NUM! – Dữ Liệu Số Không Hợp Lệ

Lỗi #NUM! liên quan đến giới hạn toán học của Excel.

Nguyên nhân chính:

• Số quá lớn/nhỏ (vượt ±1E+307).
• Hàm lặp không hội tụ (như IRR với dữ liệu không hợp lý).
• Dữ liệu số không phù hợp với hàm.

Lỗi dữ liệu kiểu số: #NUM!

Cách khắc phục chi tiết: Điều chỉnh giá trị số vào giới hạn cho phép. Với hàm lặp, tăng số lần lặp tối đa trong Options > Formulas > Calculation options.

Xem thêm: Hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong Excel dễ thực hiện nhất

Lỗi #N/A – Dữ Liệu Không Tìm Thấy

Lỗi #N/A thường gặp trong hàm tra cứu như VLOOKUP hoặc MATCH.

Nguyên nhân chính:

• Không tìm thấy giá trị trong vùng tra cứu.
• Lỗi chính tả hoặc khoảng trắng thừa trong dữ liệu.
• Tham chiếu sai địa chỉ.

Lỗi dữ liệu: #N/A

Cách khắc phục chi tiết: Kiểm tra vùng tra cứu và sử dụng TRIM để loại khoảng trắng. Áp dụng IFNA: =IFNA(VLOOKUP(...), "Không tìm thấy").

Biện Pháp Phòng Ngừa Lỗi Excel

Sao lưu dữ liệu định kỳ

Thiết lập quy trình sao lưu tự động để bảo vệ công việc. Sử dụng dịch vụ đám mây như OneDrive, Google Drive để đồng bộ file liên tục.

Tạo phiên bản sao lưu thủ công trước khi thực hiện thay đổi lớn. Đặt tên file có ngày tháng để dễ theo dõi:

BaoCaoTaiChinh_2025-12-15_v1.xlsx

Kiểm tra công thức thường xuyên

 

Sử dụng tính năng Evaluate Formula trong tab Formulas để theo dõi từng bước tính toán. Công cụ này giúp phát hiện lỗi logic trong công thức phức tạp.

Bật hiển thị công thức bằng Ctrl+` để xem toàn bộ công thức trên sheet, dễ phát hiện sai sót.

Sử dụng công cụ Error Checking trong tab Formulas → Error Checking để quét tự động các lỗi tiềm ẩn.

Chuẩn hóa dữ liệu đầu vào

Áp dụng Data Validation để giới hạn loại dữ liệu nhập vào ô. Vào tab Data → Data Validation, thiết lập quy tắc phù hợp:

• Whole number: Chỉ cho phép số nguyên
• Decimal: Cho phép số thập phân
• List: Chọn từ danh sách có sẵn
• Date: Chỉ chấp nhận ngày hợp lệ

Tạo thông báo hướng dẫn trong Input Message và cảnh báo lỗi trong Error Alert để người dùng biết cách nhập đúng.

Cập nhật phần mềm thường xuyên

Microsoft phát hành bản vá bảo mật và sửa lỗi định kỳ. Bật tự động cập nhật trong File → Account → Update Options → Enable Updates.

Kiểm tra phiên bản Excel hiện tại trong File → Account → About Excel. So sánh với phiên bản mới nhất trên trang chủ Microsoft.

Hiểu rõ nguyên nhân và phương pháp xử lý các lỗi Excel giúp nâng cao năng suất làm việc đáng kể. Bài viết tổng hợp đầy đủ các lỗi phổ biến nhất kèm hướng dẫn chi tiết từ đội ngũ chuyên gia TechCare.vn, dựa trên kinh nghiệm thực tế hỗ trợ hàng nghìn người dùng.

Lưu lại bài viết này để tham khảo khi cần thiết. Việc nắm vững các kỹ năng xử lý lỗi không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo độ chính xác của dữ liệu trong công việc hàng ngày.