Nếu bạn đang là nhân viên văn phòng, kế toán hay giáo viên hay những bạn sinh chuẩn bị thi tin học văn phòng để ra trường, thì chắc chắn phải tiếp xúc với các hàm trong Excel, đặc biệt là hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong excel.
Bài viết dưới đây, Techcare sẽ hướng dẫn quý bạn đọc cách sử dụng các hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong Excel một cách đơn giản nhất, cùng theo dõi nhé!
Các hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong Excel mà bạn cần biết
Phương pháp tính toán trong Excel là một chương trình thực hiện các phép tính toán trên bảng dữ liệu, các công thức này giúp những phép tính chuẩn xác nhanh chóng nhứ cộng, nhân, so sánh dữ liệu, cùng Techcare khám phá 3 hàm chính dưới đây:
Xem thêm: Các phím tắt trong Excel nhất định phải nắm khi làm văn phòng
Hàm Index
Hàm Index là một trong những hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong excel được sử dụng rộng rãi nhất, nó sẽ trả về dữ liệu của một ô trong 1 vùng chỉ dựa trên chỉ số hàng và chỉ số cột của vùng đó. Xét về điều kiện cơ bản thì hàm Index có cú pháp như sau:
=INDEX(vùng dữ liệu, hàng thứ mấy, [cột thứ mấy])
Trong đó thì:
- Vùng dữ liệu: Đây chính là địa chỉ vùng dữ liệu người dùng có ước muốn lọc ra 1 giá trị.
- Hàng thứ thấy: Đây là ô cần quét dữ liệu nằm ở hàng thứ mấy?
- Cột thứ mấy: Đây ô cần get dữ liệu nằm ở cột thứ mấy?
Hàm Index
Ví dụ với dữ liệu như trong bảng, dùng hàm Index để tìm dữ liệu trong vùng A1 đến D10 và trả lại dữ liệu trong loại thứ 6, cột thứ 3 tức là ô c6 khi bạn thức hiện =INDEX(A1:A10,6,3) thì sẽ trả về kết quả là “Seoul” tương tự như trong ô B14.
Xem thêm: Các lỗi trong Excel
Hàm Match
Hàm Match là một mục được chỉ định trong phạm vi của ô sau đó được đưa về vị trí tương đối của mục đó trong vùng tìm kiếm này, cú pháp của hàm được thể hiện như sau:
=MATCH(giá trị cần tìm, mảng tìm kiếm, [kiểu tìm kiếm])
+ Giá trị cần tìm kiếm: Đây là giá trị cần được tìm kiếm trong mảng bạn cần tìm kiếm.
+ Mảng tìm kiếm: Đây được hiểu là mảng chứa trị giá cần tìm kiếm.
+ Kiểu tìm kiếm: Được hiểu chính là tìm kiếm giá trị chuẩn xác hoặc kiếm tìm trị giá gần nhất, trong đó:
- 1 hoặc bỏ qua: tìm thành quả lớn nhất mà trị giá đấy “bằng hoặc nhỏ” hơn giá trị cần tìm kiếm, giá trị trong mảng tìm kiếm cần được sắp đặt nâng cao dần lên.
- 0 đây chính là việc tìm giá trị trước nhất trong mảng tìm kiếm “bằng” với giá trị cần tìm.
- -1 đây là tìm thành quả nhỏ nhất mà giá trị đó “lớn hơn hoặc bằng” giá trị cần tìm.
Hàm Match
Xem thêm: Cách giãn dòng trong Excel
Hàm Vlookup
Hàm VLOOKUP được sử dụng khi người dùng cần dò tìm dữ liệu trong một bảng. Đây là một phạm vi tìm kiếm theo hàng dọc và được trả về dữ liệu tương ứng theo hàng ngang, cú pháp như sau:
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup])
Trong đó:
- Lookup_value: Đây chính là giá trị sử dụng để dò tìm.
- Table_array: Đây là bảng thành quả dò, để ở dạng địa chỉ tuyệt đối, hãy cố định bảng lại bằng việc nhấn F4.
- Col_index_num: Được hiểu là thứ tự của cột cần thu thập dữ liệu trên bảng giá trị cần được dò.
- Range_lookup: Chính là phạm vi cần tìm kiếm, TRUE tương đương với 1 (cách dò ở mức tương đối), FALSE tương đương với 0 (cách dò tìm ở mức tuyệt đối).
Hàm Vlookup
Xem thêm: Cách tính phần trăm trên Excel
Những lỗi thường gặp khi dùng hàm tìm kiếm có điều kiện trong Excel là gì?
Lỗi hiển thị #N/A
Khi bạn sử dụng hàm hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong excel hàm VLOOKUP, giá trị cuối cùng sẽ được trả về kết quả chính xác hoặc gần đúng. Tuy nhiên, với giá trị này thì không bắt buộc bạn phải điền, trong hầu hết các trường hợp, sẽ có giá trị cụ thể như tên nhân viên hoặc giá tiền thì bạn phải cần phép toán chính xác.
Cho nên khi sử dụng hàm này thì bạn cần nhập FALSE, nhưng nếu bạn không điền thì máy tính sẽ tự mặc định là TRUE nên kết quả sẽ bị sai.
Lỗi hiển thị #REF! và #VALUE
Lỗi hiển thị này thường sẽ gặp khi số cột được lấy kết quả trong bảng tìm kiếm có giá trị tính nhỏ hơn trong phạm vi của ô tìm kiếm.
Lỗi hiển thị #VALUE thường gặp khi bị sai công thức, bị dư khoảng trắng,…
Và còn một số lỗi khác nữa, khi bạn thực hiện các phép tính sẽ có thể gặp, tuy nhiên đây là 3 lỗi thường gặp nhất, Techcare muốn nhắc đến để bạn biết cách xử lý.
Kết luận
Vậy là Techcare đã giúp bạn cách sử dụng các hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong excel hy vọng sẽ hữu ích với tất cả mọi người. Cần giải quyết bất kỳ vấn đề gì hãy liên hệ Hotline hoặc comment xuống bài viết dưới đây, Techcare sẽ giải đáp giúp bạn nhé!
