Bạn đang tìm cách truy xuất dữ liệu nhanh chóng trong Excel thì phải sử dụng hàm gì? Và cách dùng như thế nào? Không phải đi đâu xa, ngay đây, TechCare sẽ bật mí cho bạn các hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong Excel. Hãy theo dõi để nắm bắt kiến thức này ngay sau đây nhé!

Các hàm lấy dữ liệu có điều kiện phổ biến trong Excel mà bạn cần biết

Excel giúp thực hiện các phép tính chuẩn xác và nhanh chóng như +, -, *, / và nhiều tính năng khác đi kèm. Hãy cùng Techcare khám phá ba hàm phổ biến mà bạn có thể cần đến như:

Xem thêm: Các phím tắt trong Excel nhất định phải nắm khi làm văn phòng

Hàm Index

Hàm Index được dùng để truy xuất dữ liệu có điều kiện. Mục đích của hàm này là để để trả về kết quả một giá trị. Hoặc bạn cũng có thể dùng hàm Index để tham chiếu tới giá trị trong phạm vi tìm kiếm. 
Cú pháp thực hiện: =INDEX(array,row_num,column_num).

Trong đó thì:

  • Array: Cái này nếu như bạn chưa thực hiện các hàm Excel bao giờ thì có thể hơi xa lạ, đây chính là Vùng mà chúng ta cần tra cứu.
  • Row_num:  Quá quen thuộc rồi đúng không, đó là Thứ tự của hàng chứa giá trị bạn cần trả về.
  • Column_num: Không xa lạ gì nữa, đây là Thứ tự của cột chứa giá trị mà bạn cần.

Hàm Index

Hàm Index

Ví dụ: Bảng dữ liệu từ dãy A1:D10, dùng hàm INDEX để tìm các giá trị ở dòng thứ 6, cột thứ 3. 
Nhập cú pháp sau: =INDEX(A1:D10,6,3)  
Kết quả trả về là: “Seoul” (xem trong ô B14). Vậy là đã hoàn tất.

Xem thêm: Các lỗi trong Excel

Hàm Match

Sử dụng hàm Match để tìm kiếm giá trị xác định nào đó trong một phạm vi hiệu quả. Cú pháp hàm như sau:

=Match(Lookup_value,Lookup_array,[Match_type])

+ Lookup_value (giá trị cần tìm vị trí): Bạn đang mong muốn tìm một giá trị nào trong bảng xác định thì hãy điền ngay giá trị vào đây. 
+ Lookup_array (vùng chứa giá trị): Cũng như trên thì vùng này cũng được coi như vùng mà chúng ta cần tra cứu.
+ Match_type [ 1 trong 3 số : 1 hoặc 0 hoặc -1]: Được hiểu chính là tìm kiếm giá trị chuẩn xác hoặc kiếm tìm trị giá gần nhất, trong đó:

  • Với số 1 hoặc bỏ trống: hàm Match sẽ đưa cho chúng ta giá trị lớn nhất trong vùng tìm kiếm nhưng nhỏ hơn hoặc bằng giá trị đang được tìm kiếm. 
  • Số 0 có nghĩa là: sẽ tìm chính xác giá trị cần tìm trong vùng và trả lại vị trí đầu tiên mà nó tìm thấy
  • -1: hàm Match sẽ cho ta kết quả giá trị nhỏ nhất trong vùng tìm kiếm nhưng lơn hơn hoặc bằng giá trị đang được tìm kiếm.

Hàm Match

Hàm Match

Xem thêm: Cách giãn dòng trong Excel

Hàm Vlookup

Hàm VLOOKUP được áp dụng khi muốn tìm kiếm dữ liệu trong một bảng. Hàm này thực hiện tìm kiếm theo hàng dọc và trả về giá trị tương ứng trong hàng ngang. Cú pháp của hàm được biểu diễn như sau:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup])

Trong đó:

  • Lookup_value: Đây chính là giá trị sử dụng để dò tìm.
  • Table_array: Đây là bảng thành quả dò, để ở dạng địa chỉ tuyệt đối, hãy cố định bảng lại bằng việc nhấn F4.
  • Col_index_num: Được hiểu là thứ tự của cột cần thu thập dữ liệu trên bảng giá trị cần được dò.
  • Range_lookup: Chính là phạm vi cần tìm kiếm, TRUE tương đương với 1 (cách dò ở mức tương đối), FALSE tương đương với 0 (cách dò tìm ở mức tuyệt đối).

Hàm Vlookup

Hàm Vlookup

Xem thêm: Cách tính phần trăm trên Excel

Những lỗi thường gặp khi dùng hàm tìm kiếm có điều kiện trong Excel là gì?

Lỗi hiển thị #N/A

Khi sử dụng hàm VLOOKUP, nếu bạn muốn kết quả chính xác, bạn cần nhập FALSE. Nếu bạn quên giá trị này, máy tính sẽ tự động mặc định là TRUE, điều này có thể dẫn đến kết quả không chính xác, đặc biệt là khi bạn tìm kiếm giá trị chính xác trong dãy dữ liệu.

Lỗi hiển thị #REF! và #VALUE

Lỗi này bạn hay bắt gặp khi số cột có giá trị tính nhỏ hơn trong phạm vi.

Lỗi hiển thị #VALUE thường gặp khi bị sai công thức, bị dư khoảng trắng,...

Ngoài 3 lỗi phổ biến trên, bạn sẽ bắt gặp nhiều lỗi khác nữa.

Kết luận

Có vẻ như Techcare đã cung cấp thông tin về cách sử dụng các hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong Excel, hy vọng nó sẽ mang lại giá trị cho mọi người. Ngại ngùng gì khi còn có thắc mắc gì nè, hãy liên hệ TechCare qua Hotline hoặc để lại bình luận dưới bài viết nhé.