Trong môi trường làm việc hiện đại, việc quản lý email trở thành yếu tố then chốt để duy trì năng suất. Outlook, công cụ quản lý email hàng đầu từ Microsoft, cho phép người dùng tổ chức thông tin một cách khoa học qua việc tạo thư mục. Theo các chuyên gia tại Techcare.vn – đơn vị chuyên sửa chữa và tư vấn công nghệ tại Đà Nẵng – việc phân loại email theo thư mục không chỉ giúp giảm thời gian tìm kiếm mà còn hỗ trợ tích hợp với các tính năng như quy tắc tự động (rules) để sắp xếp email từ người gửi cụ thể. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách tạo thư mục trong Outlook trên web và phần mềm, đồng thời chỉ cách xóa thư mục khi cần, dựa trên kinh nghiệm thực tế từ hàng ngàn trường hợp hỗ trợ khách hàng.
Tổng Quan Về Thư Mục Trong Outlook
Thư mục trong Outlook đóng vai trò quan trọng trong việc phân loại và quản lý email. Thay vì để hàng trăm, thậm chí hàng nghìn email nằm chung trong hộp thư đến, việc tạo các thư mục riêng biệt giúp tăng năng suất làm việc đáng kể.
Lợi ích của việc sử dụng thư mục
Hệ thống thư mục được tổ chức tốt mang lại nhiều ưu điểm:
Tiết kiệm thời gian tìm kiếm: Email được phân loại rõ ràng theo dự án, khách hàng hoặc mức độ ưu tiên giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm từ vài phút xuống còn vài giây.
Giảm tải căng thẳng: Hộp thư gọn gàng tạo cảm giác kiểm soát tốt hơn, giảm áp lực khi mở email mỗi sáng.
Tuân thủ quy định: Nhiều ngành nghề yêu cầu lưu trữ email theo thời hạn nhất định. Thư mục giúp đáp ứng các yêu cầu này một cách có hệ thống.
Làm việc nhóm hiệu quả hơn: Khi chia sẻ hộp thư, cấu trúc thư mục rõ ràng giúp đồng nghiệp dễ dàng tìm thông tin cần thiết.
Các loại thư mục phổ biến
Outlook cung cấp hai loại thư mục chính:
Thư mục mặc định: Bao gồm Inbox (Hộp thư đến), Sent Items (Thư đã gửi), Drafts (Thư nháp), Deleted Items (Thư đã xóa), Junk Email (Thư rác). Các thư mục này không thể xóa vì phục vụ chức năng cốt lõi của hệ thống.
Thư mục tùy chỉnh: Do người dùng tự tạo theo nhu cầu công việc. Có thể tạo cấu trúc phân cấp nhiều tầng với thư mục con, thư mục con của thư mục con.
Cách Tạo Thư Mục Trong Outlook Trên Trang Web
Phương pháp này lý tưởng cho người dùng chưa cài đặt ứng dụng Outlook hoặc làm việc trên nhiều thiết bị. Outlook trên web (outlook.live.com) hỗ trợ đầy đủ tính năng mà không cần tải về, và mọi thay đổi đều đồng bộ ngay lập tức.
Bước Đăng Nhập Outlook Trên Web
Bước 1: Mở trình duyệt và truy cập địa chỉ https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/outlook/email-and-calendar-software-microsoft-outlook.
Bước 2: Nhấn nút "Đăng nhập" ở góc phải.
Nhấn nút Đăng nhập
Bước 3: Nhập địa chỉ email Microsoft (hoặc Gmail nếu liên kết) và mật khẩu.
Nhấn nút Tiếp theo
Bước 4: Nếu dùng Gmail: Hệ thống gửi mã xác thực đến hộp thư, sao chép mã và nhập vào để hoàn tất.
Nhấn nút Đăng nhập
Lưu ý: Nếu gặp lỗi đăng nhập, kiểm tra kết nối mạng hoặc xóa cache trình duyệt – mẹo phổ biến mà đội ngũ Techcare.vn thường áp dụng để khắc phục nhanh.
Xem thêm: Cách tạo đồng hồ đếm ngược trong Powerpoint nhanh nhất
Xem thêm: Đuôi Exe là gì? Cách mở file exe trên máy tính nhanh chóng
Các Bước Tạo Thư Mục
Bước 1: Sau khi đăng nhập, chuyển đến tab "Mail" (nếu chưa mặc định).
Bước 2: Ở cột bên trái, tìm phần "Tab Home" và nhấn biểu tượng "+" hoặc chọn "Create new folder" (tùy giao diện).
Chọn vào mục Create New Folder
Bước 3: Nhập tên thư mục mong muốn, ví dụ "Hóa đơn 2025" hoặc "Liên hệ đối tác".
Bước 4: Nhấn Enter hoặc nút "Save" để lưu.
Nhấn nút Save
Mẹo chuyên sâu: Để tạo thư mục con, nhấp chuột phải vào thư mục cha và chọn "New subfolder". Điều này hữu ích cho cấu trúc phân cấp, như "Dự án > Giai đoạn 1". Ngoài ra, bạn có thể kéo thả email vào thư mục mới để sắp xếp ngay lập tức. Techcare.vn khuyến nghị sử dụng tính năng này kết hợp với tìm kiếm nâng cao (search filters) để lọc email cũ.
Khi tạo trên web, thư mục sẽ tự động xuất hiện trên ứng dụng Outlook desktop nếu bạn đăng nhập cùng tài khoản.
Cách Tạo Thư Mục Trong Outlook Bằng Phần Mềm
Nếu bạn đã cài đặt Outlook trên máy tính (phiên bản 2016, 2019, 2021 hoặc Microsoft 365), cách này mang lại trải nghiệm mượt mà hơn với tốc độ xử lý nhanh.
Bước 1: Khởi động ứng dụng Outlook từ menu Start hoặc desktop.
Bước 2: Ở cột bên trái, nhấp chuột phải vào "Inbox" hoặc bất kỳ thư mục nào để tạo thư mục mới.
Bước 3: Chọn "New Folder" từ menu hiện ra.
Nhấn vào tùy chọn New Folder
Bước 4: Nhập tên thư mục và nhấn Enter.
Nhấn nút Enter
Đối với thư mục con: Nhấp chuột phải vào thư mục cha, chọn "New Folder" và đặt tên.
Mẹo nâng cao: Sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + E để tạo thư mục nhanh. Kết hợp với "Quick Steps" trong Outlook để tự động hóa việc di chuyển email. Từ kinh nghiệm hỗ trợ tại Techcare.vn, tính năng này giúp giảm 50% thời gian quản lý cho người dùng văn phòng. Nếu thư mục không hiển thị, kiểm tra xem tài khoản có đang ở chế độ "Offline" không và chuyển sang "Online".
Cách Xóa Thư Mục Trong Outlook
Khi thư mục không còn cần thiết, việc xóa giúp giữ hộp thư gọn gàng. Lưu ý: Xóa thư mục sẽ di chuyển email vào "Deleted Items", không mất vĩnh viễn ngay.
Bước 1: Nhấp chuột phải vào thư mục cần xóa (trên web hoặc phần mềm).
Bước 2: Chọn "Delete Folder" hoặc "Delete".
Cách xóa thư mục trong Outlook
Bước 3: Xác nhận nếu hệ thống hỏi.
Trên web: Tùy chọn "Empty folder" trước khi xóa để dọn sạch nội dung. Techcare.vn lưu ý: Tránh xóa thư mục hệ thống như "Inbox" hoặc "Sent Items" để không ảnh hưởng đến chức năng cốt lõi.
Nếu gặp lỗi xóa, có thể do quyền truy cập hoặc đồng bộ chậm – hãy thử đăng xuất và đăng nhập lại.
Lời Khuyên Từ Chuyên Gia Techcare.vn Để Quản Lý Outlook Hiệu Quả
- Sử dụng màu sắc: Gán màu cho thư mục để dễ phân biệt trực quan.
- Quy tắc tự động: Vào "File > Manage Rules & Alerts" để thiết lập rules di chuyển email.
- Sao lưu dữ liệu: Xuất thư mục dưới dạng PST file để tránh mất mát.
- Cập nhật phiên bản: Đảm bảo Outlook luôn mới nhất để tận dụng tính năng AI như "Focused Inbox".
Câu Hỏi Thường Gặp
Tối đa có thể tạo bao nhiêu thư mục trong Outlook?
Giới hạn phụ thuộc vào loại tài khoản. Microsoft 365 cho phép tối đa 500 thư mục trên mỗi tài khoản. Tài khoản Outlook.com (miễn phí) có giới hạn thấp hơn, khoảng 200-300 thư mục. Tài khoản Exchange Server do quản trị viên IT quyết định giới hạn.
Có thể khôi phục thư mục đã xóa nhầm không?
Có thể trong thời gian ngắn. Thư mục xóa được chuyển vào "Deleted Items". Nếu xóa khỏi đó, vào "Folder" → "Recover Deleted Items" (trong vòng 30 ngày với Microsoft 365 hoặc 7 ngày với tài khoản cá nhân). Sau thời hạn này, dữ liệu mất vĩnh viễn trừ khi có backup.
Thư mục tạo trên web có hiện trên ứng dụng desktop không?
Có, nếu sử dụng tài khoản Exchange, Microsoft 365, hoặc Outlook.com. Các loại tài khoản này đồng bộ hai chiều giữa mọi thiết bị. Tuy nhiên tài khoản IMAP và POP3 không đồng bộ cấu trúc thư mục, chỉ đồng bộ nội dung email.
Làm sao để sắp xếp thư mục không theo bảng chữ cái?
Outlook sắp xếp thư mục theo bảng chữ cái mặc định. Để kiểm soát thứ tự, đặt tiền tố số hoặc ký tự đặc biệt: "01_Khẩn cấp", "02_Dự án", "03_Lưu trữ". Ký tự đặc biệt như "!", "@", "#" cũng được xếp trước chữ cái.
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ, Techcare.vn đã hỗ trợ hàng trăm khách hàng tối ưu hóa Outlook, từ cá nhân đến doanh nghiệp. Nếu bạn cần tư vấn thêm hoặc sửa chữa thiết bị, hãy liên hệ qua website techcare.vn hoặc chi nhánh tại Đà Nẵng. Áp dụng ngay các bước trên để biến hộp thư thành công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp công việc suôn sẻ hơn bao giờ hết!
