Nguyên nhân và cách khắc phục File Excel quá nặng

Vào một ngày, bỗng nhiên File Excel của các bạn trở nên chậm ì ạch khiến bạn có cảm giác khó chịu. Vậy đâu là nguyên nhân và cách khắc phục File Excel quá nặng như thế nào? Ở bài viết này, Techcare – Sửa chữa laptop Đà Nẵng xin bật mí đến các bạn một số thông tin giúp bạn giải đáp vấn đề chính xác nhất nhé!

Nguyên nhân dẫn đến lỗi File Excel quá nặng

Có khá nhiều nguyên nhân dẫn đến lỗi File Excel quá nặng. Sau đây sẽ là một số nguyên nhân chủ yếu mà sửa laptop Techcare muốn chia sẻ đến các bạn như sau:

  • Trong File Excel có chứa nhiều hình ảnh với độ phân giải cao
  • Sự xuất hiện của nhiều công thức phức tạp
  • Lưu file dưới dạng đuôi .xls
  • Định dạng thừa bị nhiều
  • Khi thực hiện COPY PASTE trong File Excel

Xem thêm: Cách đặt mật khẩu cho file Excel

Cách khắc phục lỗi File Excel quá nặng

Cách 1: Xóa định dạng File Excel

Khi thực hiện tạo bảng Excel, người dùng sẽ áp dụng những kiểu định dạng khác nhau. Đó cũng chính là một trong những nguyên nhân dẫn đến File Excel của bạn mở lên chậm hơn. Giải pháp hiệu quả nhất cho tình trạng này là xóa những kiểu định dạng cho File để tình trạng File Excel quá nặng được xử lý. Với cách thực hiện vô cùng đơn giản như sau:

Bước 1: Đầu tiên, các bạn hãy chọn vùng mà bạn muốn xóa định dạng.

Bước 2: Sau đó, bạn lần lượt vào các mục tab Home >> Editing Group >> Clear >> Clear Formats.

Xem thêm: Cách đánh số thứ tự trong Excel

Cách 2: Giảm kích thước File ảnh đã được thêm vào File Excel

Khi bạn thực hiện theo những thao tác sau đây. Bạn sẽ nén hay bạn sẽ thay đổi độ phân giải của hình ảnh đã được lưu vào file Excel. Nó sẽ giúp bạn giảm được kích thước của File Excel quá nặng.

Bước 1: Bạn mở File Excel có chứa logo hoặc hình ảnh. Bạn chọn vào hình ảnh đó để bắt đầu nén.

Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn vào mục Picture Tools và nhấn Tab Format. Tại phần Adjust, bạn hãy di chuyển đến và chọn vào mục Compress Pictures.

Lưu ý: Nếu trường hợp bạn không thấy hiển thị Picture Tools >> Tab Format. Bạn hãy tiến hành xác nhận lại hình ảnh mà bạn đã chọn trước đó. Sau đó, bạn nhấn đúp chuột lên ảnh để chọn rồi mở tab Format lên.

Nếu các bạn chỉ thấy hiển thị group Adjust, còn nút Compress Pictures có khả năng sẽ xuất hiện nhưng lại không có tên. Để có thể giảm được kích thước cho hình ảnh nào đó hoặc bạn muốn giữ nguyên một số ảnh trong File Excel. Bạn chỉ cần nhấn dấu tích vào ô Apply only to this picture.

Khi bạn bỏ tích tại ô Apply only to this picture. Nó sẽ tự động ghi đè lên những sửa đổi mà bạn đã thực hiện trước đó đối với những hình ảnh khác thuộc File Excel.

Cuối cùng, bạn vào mục Resolution rồi chọn độ phân giải mới cho hình ảnh và nhấn OK.

file-excel-qua-nang

Xem thêm: Cách viết số mũ trong Word

Cách 3: Chuyển đổi File Excel sang định dạng nhị phân

Khi bạn muốn xử lý trình trạng File Excel quá nặng. Bạn có thể thực hiện cách chuyển đổi File Excel sang định dạng nhị phân để làm giảm được kích thước của File. Với cách thực hiện đơn giản như sau:

Bước 1: Bạn chọn vào tab File rồi nhấn chọn Save As.

file-excel-qua-nang

Bước 2: Sau đó, bạn chọn vào mục Browse để tiến hành thay đổi loại File.

file-excel-qua-nang

Bước 3: Ngay sau đó, bạn nhấn chọn vào loại File Excel Binary Workbook (.xlsb) và nhấn nút OK.

file-excel-qua-nang

Cách 4: Xóa đi những công thức không cần thiết khi File Excel quá nặng

Khi những công thức phức tạp trong File Excel sẽ dễ dẫn đến File Excel quá nặng. Nên giải pháp tốt nhất khi bạn muốn giảm thiểu kích thước của file là xóa những công thức không cần thiết. Bạn hãy thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Bạn mở File Excel lên rồi chọn vùng mà bạn muốn xóa công thức và nhấn tổ hợp phím Ctrl + G.

Bước 2: Khi hộp thoại Go To được hiển thị, bạn chọn vào nút Special ở bên dưới góc trái màn hình.

Bước 3: Tại hộp thoại Go To Special, bạn hãy chọn vào mục Formulas và đánh dấu tích vào những nội dung có liên quan đến công thức. Bạn nhấn nút OK di chuyển đến ô có chứa công thức.

Bước 4: Lúc này, bạn có thấy được ô hiện đang có chứa công thức sẽ được đóng khung. Bạn hãy nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa công thức đó đi.

Xem thêm: Ghép File ảnh thành PDF

Cách 5: Nén File Zip để giảm kích thước File Excel quá nặng

Bước 1: Bạn nhấn chuột phải lên File Excel mà bạn muốn nén.

Bước 2: Sau đó, bạn chỉ cần chọn lần lượt vào mục Send to và Compressed (zipped) folder để hoàn thành.

file-excel-qua-nang

Cách 6: Xóa những ô không sử dụng đến trong File Excel

Khi bạn muốn xóa ô, cột, hàng hay bảng trong Excel. Bạn hãy thực hiện theo các thao tác sau đây:

Bước 1: Bạn chọn vào các hàng thừa trong bảng Excel.

Bước 2: Sau đó, bạn nhấn Ctrl +’-‘ để tiến hành xóa hàng.

Bước 3: Cuối cùng, bạn chọn vào nút Clear nằm ở vị trí bên phải của thanh Ribbon. Nhấn Clear All để hoàn tất nhé!

Trên đây là một số nguyên nhân và Cách khắc phục File Excel quá nặng mà Techcare – Sửa chữa laptop Đà Nẵng đã chia sẻ đến các bạn. Chúc các bạn sẽ thực hiện thành công để xử lý được vấn đề và sử dụng Excel trong công việc hiệu quả nhất nhé!

02363663333 Gọi điện0236.366.3333