Việc lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel là thao tác diễn ra hàng ngày tại hầu hết doanh nghiệp – từ kế toán tổng hợp báo cáo tài chính, đến chuyên viên phân tích xử lý hàng chục nghìn dòng dữ liệu. Tuy vậy, không phải ai cũng biết cách thực hiện hiệu quả.

Nếu bạn đang tìm thêm nhiều thủ thuật Excel hữu ích từ cơ bản đến nâng cao, hãy xem ngay bài tổng hợp đầy đủ tại đây: Tổng hợp thủ thuật Excel, Word, PDF, PowerPoint từ A đến Z.

Trong quá trình hỗ trợ hơn 200 doanh nghiệp tại miền Trung, đội ngũ TechCare nhận thấy: phần lớn người dùng Excel đang lãng phí hàng giờ đồng hồ mỗi tuần vì áp dụng sai phương pháp. Một file hơn 50.000 dòng mà dùng VLOOKUP lồng nhau có thể khiến máy tính "đứng hình" vài phút – trong khi Power Query xử lý xong trong vài giây.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn toàn bộ các phương pháp, từ cơ bản đến nâng cao – để bạn chọn đúng công cụ cho từng tình huống.

So sánh các phương pháp lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel

Excel cung cấp nhiều cách để chuyển dữ liệu giữa các sheet hoặc file. Mỗi cách phù hợp với một quy mô và mức độ tự động hóa khác nhau. Bảng dưới đây giúp bạn chọn đúng ngay từ đầu:

Phương pháp Tốc độ Độ chính xác Độ khó Phù hợp với
Sao chép thủ công Nhanh (dữ liệu nhỏ) Thấp (lỗi 1-4%) Dễ < 100 dòng, 1 lần
VLOOKUP / XLOOKUP Trung bình Cao Trung bình < 10.000 dòng, lặp lại
INDEX-MATCH Trung bình Cao Khá Mọi quy mô, nhiều chiều
Power Query Rất nhanh Rất cao Khá > 10.000 dòng, tự động hóa
VBA / Macro Nhanh nhất Rất cao Khó > 50.000 dòng, logic phức tạp

Theo Microsoft, XLOOKUP là hàm thay thế toàn diện cho VLOOKUP từ Excel 2019 trở lên – hỗ trợ tra cứu 2 chiều và xử lý lỗi tốt hơn.

Cách lấy dữ liệu Excel bằng sao chép thủ công (Copy – Paste)

Phù hợp khi: dữ liệu nhỏ (dưới 100 dòng), chỉ làm 1 lần, không cần cập nhật tự động.

Các bước thực hiện

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu nguồn: nhấp ô đầu tiên, giữ Shift và nhấp ô cuối (hoặc Ctrl+Shift+End để chọn nhanh toàn bộ)

Bước 2: Nhấn Ctrl+C để sao chép

Bước 3: Chuyển sang sheet/bảng đích, nhấp vào ô bắt đầu muốn dán

Bước 4: Nhấn Ctrl+V để dán thông thường – hoặc dùng Ctrl+Alt+V (Paste Special) để chọn kiểu dán:

Các tùy chọn Paste Special hữu ích: Values Only (chỉ lấy giá trị, bỏ công thức) | Formatting (chỉ lấy định dạng) | Transpose (hoán đổi hàng thành cột)

Lưu ý: Tỷ lệ lỗi khi nhập liệu thủ công dao động từ 1–4% theo nghiên cứu ngành. Với dữ liệu lớn hơn 100 dòng, hãy ưu tiên dùng công thức hoặc Power Query bên dưới.

Cách lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel bằng hàm VLOOKUP / XLOOKUP

Phù hợp khi: cần lấy dữ liệu từ bảng tra cứu, cập nhật tự động khi nguồn thay đổi.

Dùng hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP – Tra cứu theo chiều dọc

Cú pháp: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Ví dụ: Để lấy đơn giá sản phẩm từ bảng báo giá ở Sheet2 dựa trên mã sản phẩm ở Sheet1:

=VLOOKUP(D4,$G$8:$H$11,2,0)

Trong đó:

  • D4: giá trị cần tra cứu (mã sản phẩm)
  • $G$8:$H$11: vùng bảng báo giá (dùng $ để cố định khi kéo công thức)
  • 2: lấy giá trị ở cột thứ 2 của vùng tra cứu
  • 0: tìm kiếm chính xác (FALSE)

Hạn chế của VLOOKUP: Chỉ tìm từ trái sang phải. Khi chèn/xóa cột trong bảng nguồn, số thứ tự cột có thể bị sai.

Nếu bạn muốn cách tra cứu linh hoạt hơn (tìm cả trái sang phải, không sợ thay đổi cột), hãy thử kết hợp hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong Excel với INDEX và MATCH.

Hàm XLOOKUP – Thay thế toàn diện cho VLOOKUP (Excel 2019+)

Cú pháp: =XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found])

XLOOKUP khắc phục hoàn toàn nhược điểm của VLOOKUP: tìm được cả trái lẫn phải, tự xử lý lỗi, không cần chỉ định số cột.

Dùng hàm HLOOKUP

Nếu đang gặp lỗi #N/A khi dùng VLOOKUP hoặc XLOOKUP, bạn có thể tham khảo ngay bài tổng hợp các lỗi thường gặp trong Excel và cách khắc phục.

Hàm HLOOKUP – Tra cứu theo chiều ngang

Cú pháp: =HLOOKUP(value, table, row_index, [range_lookup])

Dùng khi dữ liệu được sắp xếp theo hàng thay vì cột. Ít dùng hơn VLOOKUP trong thực tế.

Nếu bạn đang gặp lỗi #N/A khi dùng VLOOKUP, kéo xuống phần xử lý lỗi cuối bài để xem cách sửa nhanh.

Cách lấy dữ liệu Excel linh hoạt hơn với INDEX-MATCH

Phù hợp khi: cần tra cứu ngược (phải sang trái), tra cứu 2 chiều, hoặc bảng nguồn hay thay đổi cấu trúc.

Cú pháp kết hợp: =INDEX(vùng_trả_về, MATCH(giá_trị_tìm, vùng_tìm_kiếm, 0))

Ví dụ: Lấy giá trị cột C dựa trên giá trị tìm kiếm ở cột A từ bảng báo giá:

=INDEX(BangGia[GiaBan], MATCH(A2, BangGia[MaSP], 0))

So sánh INDEX-MATCH vs VLOOKUP:

  • Tìm kiếm cả 2 chiều (trái, phải, lên, xuống)
  • Không bị ảnh hưởng khi thêm/xóa cột trong bảng nguồn
  • Linh hoạt hơn cho tra cứu phức tạp
  • Cú pháp phức tạp hơn VLOOKUP một chút

Lấy dữ liệu Excel tự động giữa 2 sheet bằng Power Query

Phù hợp khi: dữ liệu lớn (hơn 10.000 dòng), cần kết hợp nhiều bảng, quy trình lặp lại hàng tuần.

Thực tế từ dự án của TechCare: khi xử lý file hơn 50.000 dòng dữ liệu bán hàng cho một khách hàng tại Đà Nẵng, Power Query xử lý xong trong 8 giây – trong khi công thức VLOOKUP lồng nhau mất hơn 4 phút và làm treo máy.

Các bước sử dụng Power Query

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu nguồn → tab Data → From Table/Range → Excel tự tạo bảng và mở Power Query Editor

Bước 2: Trong Power Query Editor: lọc dữ liệu, loại bỏ cột không cần, thay đổi kiểu dữ liệu

Bước 3: Để kết hợp 2 bảng: load cả hai bảng → Home → Merge Queries → chọn cột khóa để nối

Bước 4: Chọn kiểu kết hợp: Left Outer (giữ tất cả bảng trái) | Inner (chỉ giữ dòng khớp) | Full Outer (tất cả)

Bước 5: Nhấn Close & Load → dữ liệu được đưa về Excel và có thể Refresh bất kỳ lúc nào

Power Query là kỹ năng quan trọng nhất cho người làm việc với dữ liệu trong Excel hiện đại. Đầu tư 10–15 giờ học tập sẽ tiết kiệm hàng trăm giờ xử lý thủ công về sau.

Tìm hiểu thêm cách xử lý và làm sạch dữ liệu lớn trong Excel tại mục thủ thuật Excel nâng cao trên TechCare.

Nếu bạn muốn nâng cao hơn nữa, có thể học cách tự động hóa sâu với Macro trong Excel.

Khắc phục các lỗi thường gặp khi lấy dữ liệu Excel

Lỗi Nguyên nhân Cách sửa
#N/A Không tìm thấy giá trị khớp Dùng IFERROR, kiểm tra khoảng trắng bằng TRIM()
#REF! Tham chiếu đến ô đã bị xóa Dùng Name Range hoặc Table thay vì địa chỉ ô trực tiếp
Không cập nhật Chế độ tính toán Manual Formulas → Calculation Options → Automatic
Power Query lỗi Đường dẫn file thay đổi Data Source Settings → cập nhật lại đường dẫn

Chi tiết xử lý lỗi #N/A với VLOOKUP

Đây là lỗi phổ biến nhất. Các nguyên nhân thường gặp:

  • Khoảng trắng thừa trước/sau văn bản – dùng TRIM() để loại bỏ
  • Kiểu dữ liệu không khớp (số vs văn bản) – dùng VALUE() để chuyển đổi
  • Giá trị tìm kiếm thực sự không tồn tại trong bảng nguồn

Bọc VLOOKUP trong IFERROR để hiển thị thông báo thân thiện hơn:

=IFERROR(VLOOKUP(A2,BangGia,2,0),"Chưa có giá")

Về tác giả

Bài viết được thực hiện bởi đội ngũ kỹ thuật viên Excel tại TechCare Đà Nẵng – hơn 5 năm kinh nghiệm xử lý dữ liệu doanh nghiệp, tư vấn triển khai hệ thống báo cáo Excel cho hơn 200 doanh nghiệp vừa và nhỏ tại miền Trung.