Cách chuyển số thành chữ trong Excel đơn giản nhất

Việc chuyển đổi số thành chữ trong Excel là một nhu cầu phổ biến trong nhiều lĩnh vực công việc, đặc biệt là kế toán, tài chính và văn phòng. Thay vì phải gõ tay từng con số thành dạng chữ, bạn có thể tự động hóa quy trình này một cách hiệu quả. Bài viết này Techcare.vn sẽ chia sẻ những phương pháp đã được kiểm chứng qua thực tế làm việc với hàng nghìn file Excel khác nhau.

Tại Sao Cần Chuyển Số Thành Chữ Trong Excel?

Việc chuyển đổi số sang chữ không chỉ là yêu cầu về mặt pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

Đảm bảo tính pháp lý của chứng từ: Theo quy định của Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán phải ghi rõ số tiền bằng cả số và chữ để tránh sai sót và giả mạo. Khi số tiền được viết bằng chữ, việc sửa đổi hoặc làm giả trở nên khó khăn hơn nhiều.

Tránh nhầm lẫn trong giao dịch: Số tiền bằng chữ giúp xác nhận chính xác giá trị giao dịch, đặc biệt quan trọng trong các hợp đồng kinh tế hay chứng từ thanh toán có giá trị lớn. Một con số có thể bị đọc nhầm do chữ viết tay không rõ ràng, nhưng chữ viết giúp làm rõ ý định của người lập chứng từ.

Nâng cao tính chuyên nghiệp: Chứng từ có đầy đủ thông tin số và chữ thể hiện sự chỉn chu, chuyên nghiệp trong công tác văn thư kế toán của doanh nghiệp.

Tham khảo thêm:  File Excel quá nặng - Nguyên nhân và cách khắc phục nhanh nhất Macro trong Excel là gì? Cách tạo Macro trong Excel đơn giản nhất Tìm hiểu từ A - Z về địa chỉ tuyệt đối trong Excel 

Chuyển Số Thành Chữ Trong Excel Bằng Add-ins

Sử dụng Add-ins là một trong những cách phổ biến và hiệu quả để chuyển đổi số thành chữ trong Excel, đặc biệt phù hợp với các tài liệu yêu cầu định dạng chữ tiếng Việt chuẩn xác.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tải file Add-ins

https://www.mediafire.com/file/6qegfra7tpwcwf8/UNIVNI.xla/file

Truy cập vào đường link sau đây để tải file Add-ins

Bước 2: Mở Excel và truy cập File

Khởi động Microsoft Excel, mở tệp bạn muốn xử lý, sau đó chọn File trên thanh điều hướng.

Mở File Excel lên

Bước 3: Chọn Options

Trong giao diện File, nhấp vào Options (Tùy chọn) để mở cửa sổ cài đặt.

Chọn vào mục Options

Bước 4: Truy cập Add-ins

Trong cửa sổ Excel Options, chọn mục Add-ins. Tại phần Manage (Quản lý), chọn Excel Add-ins và nhấn nút Go....

Chọn vào Add-Ins

Chọn vào nút Go...

Bước 5: Tích hợp file Add-ins

Cửa sổ Add-ins xuất hiện, nhấn Browse (Duyệt), tìm và chọn file UNIVNI.xla đã tải về, sau đó nhấn OK.

Chọn vào nút Browse

Nhấn nút Ok

Bước 6: Kích hoạt Add-ins

Trong cửa sổ Add-ins, đánh dấu tích vào ô Univni và nhấn OK để hoàn tất.

Nhấn nút Ok

Bước 7: Sử dụng hàm chuyển đổi

• Nếu máy tính sử dụng font Unicode, nhập hàm: =UNI(Số_Tiền)

• Nếu sử dụng font VNI, nhập hàm: =VNI(Số_Tiền)
  Ví dụ: Để chuyển số 1.000.000 thành chữ, nhập =UNI(1000000) vào ô cần hiển thị kết quả.

Áp dụng đến hàm đổi số thành chữ trong excel

Kết quả: Số sẽ được chuyển thành chữ, ví dụ: "Một triệu đồng".

Sử Dụng Hàm =VND Để Đổi Số Thành Chữ

Hàm =VND là một công cụ mạnh mẽ, được thiết kế để chuyển đổi số thành chữ tiếng Việt một cách nhanh chóng trong Excel.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tải file hàm =VND

https://www.mediafire.com/file/qknev0ju9d3nfl4/Doiso.xla/file

Tải file Excel =VND về máy tính

Bước 2: Mở Excel và tích hợp file

• Mở Excel, vào File > Options > Add-ins > Excel Add-ins > Go....

• Nhấn Browse, chọn file Doiso.xla đã tải, sau đó nhấn OK.

Chọn vào nút Browse

Chọn vào nút Ok

Bước 3: Kích hoạt hàm

Trong cửa sổ Add-ins, đánh dấu tích vào ô Doiso và nhấn OK.

Nhấn nút Ok

Bước 4: Sử dụng hàm =VND

Nhập công thức sau vào ô cần hiển thị kết quả: =VND(Số_cần_đổi)

Sử dụng hàm = VND

Kết quả: Kết quả hiển thị tương ứng:

Tham khảo thêm: Hướng dẫn cách tạo ghi chú trong Excel đơn giản và nhanh chóng Hướng dẫn cách xóa khoảng trắng trong Excel đơn giản nhất

Chuyển Số Thành Chữ Trong Excel Bằng Phần Mềm vnTools

Phần mềm vnTools cung cấp giao diện thân thiện và tính năng mạnh mẽ để chuyển đổi số thành chữ, phù hợp với người dùng muốn thao tác nhanh mà không cần sử dụng hàm.

Cài đặt phần mềm vnTools

Bước 1: Tải phần mềm vnTools

https://drive.google.com/file/d/1s-gj4dvD1nC-CVDhyjeHxdYudyyPyRpa/view?usp=drive_link

Tải phần mềm Vntools về máy tính

Bước 2: Cài đặt phần mềm

• Nhấp đúp vào file cài đặt, chọn Next để bắt đầu.

Chọn Next

• Đọc kỹ hướng dẫn và điều khoản, sau đó nhấn Next.

Nhấn Next

• Chọn thư mục lưu trữ và nhấn Next.

Nhấn Next

• Nhấn Install và chờ quá trình cài đặt hoàn tất.

Nhấn Install

• Nhấn Finish để kết thúc.

Chuyển số thành chữ bằng vnTools

Bước 1: Tích hợp vnTools vào Excel

• Mở Excel, vào File > Options > Add-ins > Excel Add-ins > Go....

• Nhấn Browse, di chuyển đến thư mục chứa vnTools, chọn file Ufunctions, sau đó nhấn OK.

Chọn vào nút Browse

Nhấn nút Ok

• Trong cửa sổ Add-ins, đánh dấu tích vào NTD's Tools và nhấn OK.

Nhấn nút Ok

Bước 2: Sử dụng tính năng chuyển đổi

• Trên giao diện Excel, tìm thanh công cụ vnTools vừa được thêm.

• Chọn tính năng Đổi số thành chữ.

Chọn vào tính năng đổi số thành chữ

• Trong cửa sổ hiện ra, chọn ô chứa số cần chuyển đổi (ví dụ: ô A1) và ô hiển thị kết quả (ví dụ: ô B1).

Chọn vào ô muốn chuyển đổi kèm theo ô muốn hiển thị kết quả

• Nhấn OK để hoàn tất.

Kết quả: Số được chuyển thành chữ chính xác, ví dụ: 2.000.000 thành "Hai triệu đồng".

Khắc Phục Lỗi Thường Gặp

Lỗi Macro Không Hoạt Động

Nguyên nhân: Excel chặn Macro do cài đặt bảo mật.

Giải pháp: Vào File → Options → Trust Center → Trust Center Settings → Macro Settings, chọn "Enable all macros" (lưu ý rằng tùy chọn này làm giảm bảo mật, chỉ nên bật khi làm việc với file đáng tin cậy).

Lỗi Hàm Trả Về #NAME?

Nguyên nhân: Excel không nhận diện được tên hàm DocSo, thường do file không được lưu dưới định dạng .xlsm hoặc Macro bị vô hiệu hóa.

Giải pháp: Kiểm tra lại định dạng file và đảm bảo Macro đã được bật. Mở lại Visual Basic Editor để xác nhận mã đã được lưu đúng vào Module.

Lỗi Kết Quả Không Chính Xác

Nguyên nhân: Ô chứa số có định dạng là Text thay vì Number, hoặc có ký tự đặc biệt lẫn trong số.

Giải pháp: Chuyển định dạng ô về Number bằng cách chọn ô, nhấn chuột phải, chọn Format Cells → Number. Nếu có ký tự đặc biệt, sử dụng hàm CLEAN hoặc TRIM để loại bỏ trước khi áp dụng hàm DocSo.

Lỗi Add-in Không Tương Thích

Nguyên nhân: Add-in được phát triển cho phiên bản Excel cũ, không hoạt động trên phiên bản mới hoặc ngược lại.

Giải pháp: Kiểm tra thông tin phiên bản Excel của bạn (vào File → Account → About Excel) và tìm add-in phù hợp. Nếu không có add-in tương thích, chuyển sang sử dụng phương pháp VBA.

Lời Khuyên Từ Chuyên Gia

Thường xuyên kiểm tra kết quả: Dù sử dụng phương pháp nào, luôn kiểm tra lại một vài mẫu kết quả để đảm bảo độ chính xác trước khi áp dụng cho toàn bộ dữ liệu. Sai sót trong chứng từ tài chính có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng.

Lưu file mẫu: Tạo một file Excel mẫu đã cài đặt sẵn hàm DocSo và lưu ở vị trí dễ truy cập. Mỗi khi cần làm việc mới, chỉ cần sao chép file mẫu này thay vì thiết lập lại từ đầu.

Cập nhật kiến thức: Các phiên bản Excel mới thường có tính năng và cải tiến về hiệu suất. Theo dõi blog TechCare.vn để cập nhật các mẹo và thủ thuật mới nhất.

Đào tạo nhân viên: Nếu bạn là người quản lý, hãy đầu tư thời gian đào tạo nhân viên cách sử dụng các công cụ tự động hóa trong Excel. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.

Việc chuyển số thành chữ trong Excel không chỉ đơn giản là một kỹ thuật mà còn là một kỹ năng quan trọng giúp nâng cao hiệu quả công việc và chuyên nghiệp hóa tài liệu. Thông qua hướng dẫn chi tiết này từ Techcare.vn, bạn đã nắm được đầy đủ các phương pháp từ cơ bản đến nâng cao.

Hãy bắt đầu với phương pháp đơn giản nhất phù hợp với trình độ hiện tại, sau đó dần nâng cao để trở thành chuyên gia Excel thực thụ. Đừng quên chia sẻ bài viết này cho đồng nghiệp của bạn và theo dõi TechCare.vn để cập nhật những kỹ thuật Excel mới nhất.