Lỗi "Windows cannot connect to the printer" trên Windows 10 thường xảy ra do Print Spooler bị lỗi, driver máy in hỏng, cập nhật Windows xung đột hoặc cấu hình chia sẻ máy in sai. Bạn có thể khắc phục bằng cách khởi động lại Print Spooler, cài lại driver, tạo Local Port mới hoặc sao chép file mscms.dll. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết từng bước.

Nếu bạn đang gặp nhiều lỗi hệ thống cùng lúc, hãy tham khảo bộ thủ thuật Windows 10/11 từ A-Z được TechCare cập nhật đầy đủ để xử lý nhanh hơn.

Giới thiệu và các mã lỗi phổ biến

Thông báo "Windows cannot connect to the printer" xuất hiện khi Windows 10 không thể thiết lập kết nối với máy in được chia sẻ qua mạng hoặc máy in cục bộ. Lỗi này ảnh hưởng nghiêm trọng đến năng suất, đặc biệt trong văn phòng dùng chung máy in mạng (Network Printer / Shared Printer).

Theo kinh nghiệm thực tế xử lý tại TechCare Đà Nẵng, lỗi này thường bùng phát sau các bản cập nhật Windows như KB5005565 hoặc KB5006670 — liên quan đến bản vá PrintNightmare mà Microsoft phát hành từ cuối 2021.

Dưới đây là bảng tổng hợp các mã lỗi thường gặp:

Mã lỗi Tên lỗi Nguyên nhân chính
0x00000002 File not found Đường dẫn sai hoặc quyền truy cập bị hạn chế
0x0000000a Access violation Tài nguyên hệ thống lỗi hoặc spooler tràn bộ nhớ
0x00000057 Invalid parameter Cấu hình Registry sai hoặc driver không tương thích
0x0000011b SMB Printing bị chặn Bản vá Windows KB5005565 / PrintNightmare chặn kết nối
0x00000709 Operation not completed Máy in mặc định cấu hình sai trong Registry

Mẹo nhanh: Trước khi thực hiện bất kỳ bước nào, hãy kiểm tra kết nối mạng bằng cách mở Command Prompt và gõ ping [địa-chỉ-IP-máy-in]. Nếu nhận được phản hồi → mạng ổn, lỗi do cấu hình phần mềm. Nếu "Request timed out" → kiểm tra tường lửa hoặc kết nối vật lý. Trường hợp toàn bộ kết nối mạng bị mất, bạn nên kiểm tra thêm lỗi Default Gateway Not Available trên Windows 10 vì đây là nguyên nhân thường đi kèm.

Cách 1: Khởi động lại dịch vụ Print Spooler

Print Spooler là dịch vụ quản lý toàn bộ quá trình in ấn của Windows. Khi dịch vụ này bị lỗi hoặc treo, lệnh in không được xử lý và lỗi kết nối xảy ra. Khởi động lại Print Spooler giải quyết được khoảng 60% trường hợp, đặc biệt với mã lỗi 0x0000011b.

Mở hộp thoại Run

Nhấn tổ hợp phím Windows + R, gõ services.msc rồi nhấn OK.

Tìm dịch vụ Print Spooler

Trong cửa sổ Services, cuộn xuống tìm Print Spooler, nhấp đúp để mở.

Dừng và khởi động lại

Tại mục Service status, nhấn Stop → chờ vài giây → nhấn Start. Đảm bảo Startup type được đặt là Automatic.

Xóa file in bị kẹt (tùy chọn)

Sau khi Stop dịch vụ, mở thư mục C:\Windows\System32\spool\PRINTERS và xóa toàn bộ file bên trong. Sau đó Start lại dịch vụ. Nếu Windows báo lỗi quyền truy cập khi xóa file trong thư mục spool, hãy tham khảo cách xử lý lỗi Access Denied trên Windows 10 để cấp quyền đúng cách trước khi tiếp tục.

Cách 2: Tạo Local Port mới

Khi cổng kết nối máy in bị lỗi hoặc không đúng cấu hình, tạo Local Port mới sẽ thiết lập lại kết nối mạng. Phương pháp này hữu ích khi máy in hiển thị trong danh sách nhưng không in được.

Mở Control Panel → Devices and Printers

Thêm máy in mới

Nhấp Add a printer → chọn Add a network, wireless or Bluetooth printer.

Tạo cổng Local Port

Chọn Create a new port → đổi Type of port thành Local Port → nhấn Next.

Nhập địa chỉ máy in

Trong ô Enter a port name, nhập theo định dạng:

  • Theo tên máy tính: \\Tên-PC\Tên-máy-in
  • Theo địa chỉ IP (khuyến nghị): \\192.168.1.100\Tên-máy-in

Lưu ý: Dùng địa chỉ IP thay vì tên máy tính sẽ ổn định hơn, tránh lỗi phân giải tên trong mạng nội bộ (SMB Printing).

Chọn driver và hoàn tất

Chọn nhà sản xuất (HP, Canon, Brother...) và model máy in, làm theo hướng dẫn để hoàn tất.

Cách 3: Xóa và cài lại driver máy in

Driver lỗi thời hoặc xung đột sau cập nhật Windows là nguyên nhân rất phổ biến. Cần xóa hoàn toàn driver cũ trước khi cài lại.

Mở Print Management

Nhấn Windows + R, gõ printmanagement.msc, nhấn OK.

Xóa driver cũ

Vào All Drivers, tìm driver máy in trong danh sách → nhấp chuột phải → Delete. Xóa từng driver một nếu có nhiều phiên bản.

Tải driver mới từ nhà sản xuất

Truy cập trang chủ chính thức để tải driver mới nhất:

Trong nhiều trường hợp, lỗi driver máy in cũng liên quan đến thiếu thư viện hệ thống. Nếu ứng dụng báo thiếu file .dll sau khi cài driver, hãy xem thêm cách xử lý không tải được ứng dụng trên Windows để khôi phục file hệ thống bị thiếu.

Lưu ý về driver 32-bit và 64-bit: Trong môi trường hỗn hợp (cả máy 32-bit và 64-bit), máy chủ in cần cài đặt driver cho cả hai kiến trúc. Vào Printer Properties → Sharing → Additional Drivers, tích chọn cả x86 và x64.

Cách 4: Sao chép file mscms.dll

File mscms.dll là thành phần quan trọng trong quá trình in ấn liên quan đến quản lý màu sắc (Color Management). Nếu thiếu hoặc đặt sai vị trí, lỗi kết nối có thể xảy ra.

Tìm file mscms.dll

Mở thư mục C:\Windows\System32 và tìm file mscms.dll.

Sao chép đến đúng thư mục

  • Hệ điều hành 64-bit: C:\Windows\System32\spool\drivers\x64\3
  • Hệ điều hành 32-bit: C:\Windows\System32\spool\drivers\w32x86\3

Kết nối lại máy in

Khởi động lại máy tính và thử kết nối lại máy in.

Cách 5: Tạo cổng TCP/IP chuẩn

Đối với máy in mạng có địa chỉ IP riêng, kết nối qua cổng TCP/IP Standard Port ổn định hơn nhiều so với chia sẻ qua Windows (SMB Printing). Phương pháp này đặc biệt hiệu quả cho máy in có IP tĩnh.

Bước 1: Mở Devices and Printers → nhấn Add a printer.

Bước 2: Chọn "The printer that I want isn't listed".

Bước 3: Chọn "Add a printer using a TCP/IP address or hostname".

Bước 4: Nhập địa chỉ IP của máy in (ví dụ: 192.168.1.100).

Bước 5: Làm theo hướng dẫn để chọn driver và hoàn tất.

Nên đặt IP tĩnh cho máy in: Máy in dùng DHCP có thể đổi IP sau khi khởi động lại, gây mất kết nối. Vào giao diện quản trị máy in (qua trình duyệt web) để cấu hình IP tĩnh, hoặc dùng tính năng DHCP Reservation trên router để gán IP cố định theo địa chỉ MAC. Nếu thiết bị ngoại vi hoặc ổ USB cũng không nhận dạng được trong quá trình này, hãy tham khảo thêm cách xử lý Windows was unable to complete the format vì lỗi này thường xuất hiện song song khi hệ thống gặp vấn đề với thiết bị ngoại vi.

Cách 6: Sửa lỗi máy in sau cập nhật Windows (KB5005565, KB5006670)

Đây là nguyên nhân phổ biến nhất từ năm 2021 đến nay. Bản vá PrintNightmare (CVE-2021-34527) mà Microsoft phát hành qua các bản cập nhật KB5005565 và KB5006670 đã vô tình chặn kết nối máy in mạng, đặc biệt gây ra lỗi 0x0000011b.

Theo ghi nhận thực tế tại TechCare Đà Nẵng, sau khi cài các bản cập nhật này, hàng loạt máy tính trong cùng mạng nội bộ mất khả năng kết nối máy in chia sẻ. Nếu sau khi gỡ cập nhật Windows vẫn còn gặp sự cố với quá trình update, bạn có thể tham khảo hướng dẫn fix lỗi không update được Windows 10 để khôi phục dịch vụ cập nhật về trạng thái bình thường.

Cách khắc phục qua Registry:

Mở Registry Editor

Nhấn Windows + R, gõ regedit, nhấn OK.

Điều hướng đến key

Truy cập:

HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Control\Print

Tạo giá trị mới

Nhấp chuột phải vào vùng trống bên phải → New → DWORD (32-bit) Value → đặt  tên: RpcAuthnLevelPrivacyEnabled → đặt giá trị: 0.

Khởi động lại máy tính

Lưu ý bảo mật: Thay đổi này làm giảm một lớp bảo vệ trong giao tiếp RPC. Chỉ thực hiện trong mạng nội bộ tin cậy. Tham khảo thêm tại Microsoft Support về bản vá PrintNightmare.

Hoặc gỡ bản cập nhật gây lỗi:

Bước 1: Vào Settings → Update & Security → View Update History → Uninstall Updates.

Bước 2: Tìm KB5005565 hoặc KB5006670 và gỡ cài đặt.

Bước 3: Khởi động lại máy và kiểm tra lại.

Cách 7: Sửa lỗi qua Registry Editor (mã lỗi 0x00000709)

Mã lỗi 0x00000709 thường do máy in mặc định không được cấu hình đúng trong Registry. Thực hiện như sau:

Bước 1: Mở Registry Editor (regedit).

Bước 2: Điều hướng đến: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows

Bước 3: Tìm giá trị Device. Nếu trống hoặc trỏ đến máy in không tồn tại, nhấp đúp để chỉnh sửa hoặc xóa đi. Các lỗi quyền truy cập Registry đôi khi cũng xuất hiện cùng với tình trạng This copy of Windows is not genuine — nếu máy bạn hiển thị cảnh báo này, hãy xử lý song song để tránh tái phát lỗi Registry.

Bước 4: Vào Settings → Devices → Printers & scanners, đặt lại máy in mặc định.

Mẹo phòng ngừa lỗi tái phát

  • Sao lưu Registry: Sau khi máy in hoạt động ổn định, xuất cấu hình tại HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Control\Print để sao lưu. Khi gặp lỗi, nhấp đúp để khôi phục.

  • Cập nhật có kiểm soát: Không để Windows tự động cập nhật ngay. Kiểm tra diễn đàn công nghệ về phản hồi bản cập nhật trước khi áp dụng, đặc biệt trong môi trường sản xuất.
  • Đặt IP tĩnh cho máy in: Tránh lỗi mất kết nối do DHCP đổi IP sau khi khởi động lại máy in.
  • Ghi chép cấu hình: Lưu lại địa chỉ IP, tên chia sẻ, loại driver và các cài đặt đặc biệt của máy in để xử lý sự cố nhanh.
  • Dùng Print Server chuyên dụng: Trong doanh nghiệp, sử dụng Windows Server với vai trò Print Server thay vì chia sẻ máy in từ máy tính thường — ổn định hơn và dễ quản lý hơn.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Nguyên nhân phổ biến gồm: dịch vụ Print Spooler bị lỗi, driver máy in hỏng hoặc không tương thích, bản cập nhật Windows (như KB5005565) chặn kết nối, cấu hình chia sẻ máy in sai hoặc tường lửa chặn kết nối mạng đến máy in.
Lỗi 0x0000011b xảy ra do bản vá PrintNightmare (KB5005565, KB5006670) của Windows chặn kết nối SMB Printing. Bạn có thể sửa bằng cách thêm giá trị RpcAuthnLevelPrivacyEnabled = 0 vào Registry tại HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Control\Print hoặc gỡ bản cập nhật gây lỗi.
Chỉ nên gỡ bản cập nhật nếu bạn xác định chính xác đó là nguyên nhân gây lỗi, ví dụ KB5005565. Sau khi gỡ, nên chặn bản cập nhật đó tự động cài lại và theo dõi các bản vá mới hơn từ Microsoft.
Mở Command Prompt với quyền Administrator và chạy lần lượt: net stop spooler → del /Q /F /S "%systemroot%\System32\spool\PRINTERS\*.*" → net start spooler. Đây là cách reset Print Spooler nhanh và hiệu quả.
Có. Windows 11 cũng gặp lỗi Windows cannot connect to the printer, đặc biệt sau các bản cập nhật bảo mật liên quan đến Print Spooler. Các cách khắc phục trong bài viết này vẫn áp dụng hiệu quả cho Windows 11.